Zeit- und Kosteneinsparung durch Automatisierung
der Büroorganisation und Rechnungslegung

Case Study

Office & Phone

Über Office & Phone

Office & Phone Büromanagement KG mit Sitz in Freiburg i. Br. ist ein Anbieter für Bürodienstleistungen. Das Unternehmen übernimmt für seine Kunden Sekretariatsaufgaben, Schriftverkehr, First-Level-Support, Sachbearbeitung, Kunden- und Telefonservice und alle weiteren Aufgaben, die Kunden gern outsourcen möchten. Office &Phone besteht aus einem kleinen Team, arbeitet branchenübergreifend und ist nach ISO 9001 zertifiziert.

Ausgangslage und Herausforderung

Office & Phone mit seinen zahlreichen Kunden aus den verschiedensten Branchen erbringt täglich die unterschiedlichsten Bürodienstleistungen. 

Die erbrachten Leistungen und Zeiten für die  Abrechnungen an Kunden wurden in unterschiedlichen Listen und Softwarelösungen vorgehalten.

Dieser Prozess erforderte einen hohen Aufwand und zu einer Blockierung wichtiger Ressourcen. Zudem existierte keine zentrale Aufgabenverwaltung und keine digitale Zeiterfassung, die zu einer Beschleunigung der Vorgänge hätten beitragen können.

Motivation und Zielsetzung

Office & Phone stellte die folgenden Ziele in den Vordergrund

  • Die Arbeitsabläufe sollen digitalisiert werden und zu deutlichen Zeit- und Kosteneinsparungen beitragen.
  • Mitarbeitende sollen Transparenz über Aufgaben im Tagesgeschäft haben und abrechnungsrelevante Tätigkeiten digital erfassen.
  • Die Rechnungsstellung an Kunden soll auf Basis von Daten vollständig automatisiert werden.
  • Das Management soll Möglichkeiten für ein gezieltes Controlling erhalten, so dass potenzielle Verbesserungsmaßnahmen anhand der Durchlaufzeiten und Abläufe möglich sind.
  • Die neue Anwendung soll zum Qualitätsmanagement und der regelmäßigen Auditierung beitragen.

Lösung

Bei der für Office &Phone geschaffenen Lösung handelt es sich um ein Digital-Workplace-Portal, das verschiedene Eigenschaften flexibel vereint. Folgende Funktionsschwerpunkte sind enthalten:

  • Customer-Relationship-Management (CRM) für die Verwaltung der Kunden und deren Anforderungen.
  • Intelligentes Aufgabenmanagement für die Zuweisung von Tätigkeiten an Mitarbeitende nach Skills und verfügbaren Kapazitäten.
  • Zeiterfassungssystem und Verzahnung in den Abrechnungsprozess.
  • Anbindung und Datenintegration an die Starface-Telefonanlage und automatische Berücksichtigung erbrachter Telefonzeiten für den Abrechnungsprozess.
  • Algorithmische Zusammenführung der erbrachten Leistungen für die automatische Rechnungstellung.
  • Controllingsystem für Optimierungen und QM Auditierung.

Ergebnisse

Die neue Lösung wurde auf Basis der Low Code Entwicklungsplattform Intrexx umgesetzt. Die Lösung trägt zu einer deutlichen Beschleunigung der Abläufe bei, erhöht die Kundenzufriedenheit und trägt zu hohen Kosteneinsparungen bei.

Tags

  • Büromanagement
  • Kundendienst
  • Shared Corproate Services
  • Arbeitsablaufoptimierung
  • Automatisierung von Prozessen
  • Digital Workplace
  • Aufgabenmanagement
  • Zeiterfassung
  • Dienstplanmanagement
  • Datenintegration
  • Starface Telefonanlage

Anwendungen
auf Basis von Intrexx

Digital Workplace Automatisierung Büroorganisation

 

Alle Anwendungen in diesem internen Portal wurden mit Hilfe von Intrexx, der führenden Low-Code Plattform für den Mittelstand umgesetzt. Intrexx bietet die sehr schnelle und bis zu fünf mal schnellere Entwicklung technische Umsetzung von Software für die Unternehmensorganisation. Mit 15 Jahren Entwicklungserfahrung sind wir zertifizierter Intrexx Partner. Wenn Sie Intrexx einsetzen, dann sind wir Ihr zuverlässiger Partner. Lassen Sie sich unverbindlich beraten

 

 

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