RPA-Roboter können als digitale Mitarbeiter fungieren, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das steckt hinter der zukunftsträchtigen Technologie.

Was ist ein RPA-Bot?

RPA-Bots sind Programme, die bei der Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz kommen. Diese Software-Roboter, verkürzt Bots genannt, werden dafür programmiert und trainiert, verschiedene manuelle Prozesse zu übernehmen und effizienter als Menschen zu erledigen.

Bei den RPA-Bots unterscheidet man zwischen Attended-Bots und Unattended-Bots. Attended-Bots kommen häufig bei der “normalen” Prozessdigitalisierung zum Einsatz. Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit und erleichtern so die Arbeitsabläufe. 

Unattended-Bots basieren häufig auf Machine-Learning-Algorithmen und arbeiten eigenständig. Sie führen autonom und damit im Hintergrund Tätigkeiten aus, ein menschliches Eingreifen ist nur selten nötig. 

Welche Aufgaben kann ein RPA-Bot ausführen?

Die Software-Roboter eignen sich besonders gut für repetitive und zeitfressende Prozesse und Tätigkeiten. Dazu gehören unter anderem diese Aufgaben:

• Abfragen von Datenbanken, Webseiten und Onlineshops
• Anmeldung bei Web- und Enterprise-Anwendungen
• Befolgung von Wenn/Dann-Entscheidungen und -Regeln
• Durchführung von komplizierten Berechnungen
• Extrahieren strukturierter Daten aus Dokumenten
• Wiederholendes Ausfüllen von Formularen
• Kopieren und Einfügen von Informationen
• Lesen und Schreiben in Datenbanken
• Öffnen von E-Mails und Anhängen
• Recherche und Scraping von Daten aus dem Internet
• Übertragen von Daten zwischen Systemen
• Sammeln von Statistiken aus sozialen Netzwerken

Mit diesen Skills lassen sich die Software-Bots in verschiedenen Bereichen einsetzen. Hier ein Beispiel, wie Ihr Unternehmen davon profitiert:

Für welche Unternehmensbereiche sind RPA-Bots geeignet?

RPA-Software bzw. die RPA-Roboter lassen sich in verschiedenen Geschäftsfeldern einsetzen. Beispielsweise in:

Kundendienst und Kundenbetreuung

• Hilfestellung bei Fragen
• Beratung der Kunden
• Bearbeitung von Feedback
• Versenden von Benachrichtigungen 
• Aktualisierung von Kundenprofilen

Marketing und Vertrieb

• Aktualisierung von CRM-Informationen
• Erstellung von Angebote
• Nachfragen bei Interessenten
• Berichterstattung für Kampagnen

Personalwesen und Mitarbeiterbetreuung

• Onboarding von neuen Kollegen
• Automatisierte Mitarbeiterbefragungen
• Verwaltung von Gehaltsabrechnungen
• Validierung von Zeiterfassungen

Finanzwesen und Buchhaltung

• Extraktion von Rechnungsinformationen
• Aufbereitung von Daten
• Automatisierte Rechnungsstellung
• Überprüfung der Ein- und Ausgänge

Einkauf und Beschaffung

• Validierung von Bestellungen
• Planung von Einkäufen
• Bearbeitung von Retouren
• Verwaltung von Verträgen

IT und Datenschutz

• Verwaltung von Incidents, 
• Migration großer Datenmengen
• Automatisierte Tests 
• Überwachung von IT-Security

Was kostet ein RPA-Bot?

Die Preise für einen Software-Robot hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von Ihren Anforderungen, Ihren technischen Voraussetzungen und der Häufigkeit der Anpassungen.

Unserer Erfahrung nach kostet ein Software-Bot, der voll in Ihre unternehmerischen Prozesse integriert wird und als digitale Arbeitskraft dient, nur ein Drittel eines Mitarbeiters. 

Tipp: Um Kosten beim Betrieb und der Wartung der Roboter planbar und flexibel zu halten, können Sie RPA-Bots von einem RPA-Dienstleister wie CITRO als RPA as a Service mieten. Hierdurch minimieren Sie Ihre internen Aufwände.

RPA sorgt für schnellere, günstigere und bessere Prozesse. Wir erklären Ihnen, was hinter der faszinierenden Technologie steckt und wie Sie diese nutzen können.

Definition: Was ist Robotic Process Automation?

Die Robotic Process Automation (kurz: RPA) ist ein zunehmend wichtiger Aspekt bei der Digitalisierung von Prozessen. Bei der Roboter-gestützten Prozessautomatisierung, so die deutsche Bezeichnung, werden “intelligente” Technologien genutzt, um manuelle Abläufe zu weiten Teilen oder gar komplett zu automatisieren.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

Bei der Robotic Process Automation kommen sogenannte RPA-Bots zum Einsatz. Diese programmiert und trainiert man darauf, menschliche Tätigkeiten zu imitieren und diese eigenständig zu erledigen.

Ist Robotic Process Automation mit KI gleichzusetzen?

Jein. Die RPA-Bots basieren häufig auf smarten Algorithmen, die aus dem Bereich ML (Machine Learning) stammen. Die “Maschinen” versuchen dabei, sich eigenständig neues Wissen anzueignen, um besser zu werden. 

In Zukunft werden viele Technologien im Bereich Robotic Process Automation sicherlich mit AI (Artificial Intelligence) bzw. KI (Künstliche Intelligenz) gleichzusetzen sein.

Warum gilt RPA als wichtig?

Viele Prozesse in Unternehmen bestehen aus sich wiederholenden, ineffizienten Tätigkeiten und Abläufen. Sicherlich ist das auch bei Ihnen der Fall. 

Mit RPA-Software und ähnlichen Technologien lassen sich repetitive Prozesse automatisieren und damit deutlich beschleunigen. Ziel der Automatisierung mittels RPA ist es, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und ihnen zu helfen, sich auf sinnvolle und wertschöpfende Aspekte zu konzentrieren.

Was sind die Vorteile von Robotic Process Automation?

RPA-Bots sind quasi digitale Mitarbeiter, die theoretisch 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr arbeiten. Sie erledigen ihre Aufgaben extrem schnell - und das bei einer konstant sehr hohen Qualität. Dies können Sie unter anderem dazu nutzen, um Prozesse zu beschleunigen und das Kundenerlebnis zu steigern.

Eine gut eingesetzte RPA-Software sorgt dafür, dass Ihre Fachkräfte sich auf ihre wahren Kompetenzen konzentrieren können, anstatt ihre teure Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben zu verschwenden. Zudem treibt die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen die digitale Transformation Ihres Unternehmen voran.

Beispiele: Wo kommt RPA-Software schon zum Einsatz?

Robot Process Automation setzt sich sukzessive durch. Beispielsweise unterstützt RPA-Software das Controlling von Unternehmen bei der Zusammenführung von Daten und Informationen. Hierbei “zapft” sie eigenständig verschiedene Quellen an, unter anderem über spezielle Schnittstellen.

In der Finanzbuchhaltung sind RPA-Bots gern gesehen. Die Verwaltung von Auftragseingängen, die Stellung von Rechnungen und die Überprüfung der Kontobewegungen lässt sich mit den “Robotern” bestens bewerkstelligen.

In der Kundenbetreuung spielt die Robot Process Automation ebenso ihre Stärken aus: Chatbots beantworten Anfragen, nehmen Aufträge entgegen oder helfen bei der Lösung von Problemen. Während die Kundenzufriedenheit steigt, sinken dauerhaft die Kosten im Support.

Auch im SAP-Umfeld kommt RPA-Technologie zum Einsatz. Mit der SAP Process Automation lassen sich beispielsweise Workflows automatisieren und Business-Entscheidungen schnell treffen.

Wie bedeutet RPA as a Service?

Die Entwicklung, Umsetzung, Betreuung und Weiterentwicklung von RPA-Lösungen kann sehr aufwändig sein. Nicht alle Unternehmen können die benötigten Ressourcen intern bereitstellen. In diesem Fall bietet sich Robot Process Automation as a Service (RPAaaS) an.

Bei RPAaaS bzw. RPA as a Service übernimmt ein RPA-Dienstleister alle technischen Aufgaben, beispielsweise die Bereitstellung der Infrastruktur und das Updaten der Bots. Ihr Unternehmen kann diesen Service flexibel und skalierbar buchen.

Welche Auswirkungen wird Robotic Process Automation zukünftig auf Prozesse und Ressourcen haben?

Um im globalen Wettstreit effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich mittelständische Unternehmen und Konzerne der RPA öffnen. Auch kleine Betriebe und StartUps sollten schnellstmöglich die Vorteile nutzen - schon alleine, um dem wachsenden Fachkräftemangel entgegenwirken zu können.

RPA-Software wird mittelfristig in modern agierenden Unternehmen gang und gäbe sein. Die Bots nehmen die Rolle von echten Mitarbeitern ein und unterstützen die Fachkräfte bei der tagtäglichen Arbeit. Wenn die Algorithmen den Status “Künstliche Intelligenz” erreichen, werden sie zahlreiche Aufgabengebiete eigenständig erledigen. Damit bekommt Ihr Unternehmen die Chance, sich besser den schnell wandelnden Marktsituationen anzupassen (Stichwort: Krisen) und in kürzeren Zyklen notwendige Innovationen voran zu treiben

Was bedeutet Prozessdigitalisierung? Warum sollten Unternehmen ihre Abläufe und Tätigkeiten digitalisieren? Und wie lassen sich analoge Prozesse in digitale überführen? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Ratgeber.

Bevor wir tief in die Materie der Prozessdigitalisierung einsteigen, definieren wir zuerst ein paar grundlegende Begriffe. Denn Bezeichnungen wie Prozess, Unternehmensprozess, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung klingen ähnlich, doch sie sind keine echten Synonyme.

Was ist ein Prozess?

Der Begriff Prozess kennt mehrere Definitionen. Im unternehmerischen Umfeld steht er für eine Abfolge von Tätigkeiten, die sich gegenseitig beeinflussen und oft nacheinander erfolgen. Jeder Arbeitsschritt dient dazu, ein Ziel zu erreichen und ein gewünschtes Ergebnis zu erhalten. 

Was versteht man unter Unternehmensprozessen?

Unternehmensprozesse - auch Geschäftsprozesse genannt - sind Prozesse innerhalb von Unternehmen. Die Arbeitsabläufe und deren einzelnen Arbeitsschritte dienen beispielsweise dazu, Ressourcen bereit zu stellen, Messungen und Analysen vorzunehmen, Produkte herzustellen und Aufgaben zu verteilen. Die Fachliteratur unterscheidet bei den Unternehmensprozessen unter anderem zwischen Kernprozessen, unterstützenden Prozessen und Managementprozessen.

Beschäftigen Sie sich mit der Konzeption, Umsetzung und Steuerung von Geschäftsprozessen, sind Sie im Prozessmanagement - englisch: Business Process Management (BPM) - tätig. Optimieren Sie bestehende Betriebsabläufe, sind Sie für die Business Process Optimization (BPO) zuständig.

Prozessautomatisierung: Was bedeutet das?

Prozesse, die ohne das ständige Eingreifen von Menschen funktionieren, sind automatisiert. Bei der Prozessautomatisierung geht es darum, Abläufe in derartige Schritte zu zerlegen, dass diese durch passende Technologien selbstständig erledigt werden können. Das Ergebnis sind teil- oder vollautomatisierte Prozesse.

Setzen Sie die Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen ein, spricht man von Geschäftsprozess-Automatisierung. Der englische Fachbegriff dafür lautet Business Process Automation (BPA).

Definition: Was ist Prozessdigitalisierung?

Menschliche Tätigkeiten und Arbeitsabläufe werden bei der Prozessdigitalisierung digitalisiert. Das bedeutet, derartige Prozesse führen nicht mehr Menschen durch, sondern Software-Anwendungen oder große IT-Systeme. Der Input wie auch der Output sind - salopp gesprochen - eine Ansammlung von Bits und Bytes.

Was im Deutschen als Prozessdigitalisierung bekannt ist, nennt sich im Englischen Business Process Digitization (BPD).

Prozessautomatisierung vs. Prozessdigitalisierung: Was sind die Unterschiede?

Wenn Sie Prozesse automatisieren, können Sie das mit Maschinen und Robotern erledigen. Die Abläufe erfolgen dann manuell oder halb-digital. Bei der Prozessdigitalisierung geht es darum, Prozesse komplett digital abzubilden, sodass sie nicht mehr greifbar sind. Doch diese müssen nicht zwangsläufig eigenständig - also automatisiert - ablaufen.

Vermischen Sie Prozessautomatisierung und Prozessdigitalisierung, erhalten Sie automatisierte, digitale Abläufe. Diese Symbiose ist als Robotic Process Automation (RPA) bekannt.

Übersicht der Fachbegriffe und ihre Bedeutung

• BPM / Business Process Management - Handhabung von Geschäftsprozessen
• BPO / Business Process Optimization - Optimierung von Geschäftsprozessen
• BPA / Business Process Automation - Automatisierung von Geschäftsprozessen
• BPD / Business Process Digitization - Digitalisierung von Geschäftsprozessen
• RPA / Robotic Process Automation - Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen

Welche Prozesse können digitalisiert werden?

In Unternehmen kommt die Prozessdigitalisierung in vielen Bereichen vor. Zum einen können Sie die Prozessdigitalisierung nutzen, um bestehende, größtenteils manuelle oder analoge Prozesse zu digitalisieren. Zum anderen machen es immer bessere Technologien wie Machine Learning (ML) bzw. Künstliche Intelligenz (KI) möglich, neue, vollautomatisierte und digitale Prozesse zu entwickeln.

Bei der Prozessdigitalisierung geht es somit nicht nur darum, etablierte Arbeitsabläufe eins zu eins ins Digitale zu transformieren, sondern ebenso darum, komplett neue, digitale Prozesse zu kreieren.

Das Neudenken ist extrem wichtig. Ansonsten überführen Sie vielleicht schlechte, analoge Prozesse in schlechte, digitale Prozesse. Passend dazu sagte einmal Thorsten Dirks, ehemaliger Vorstandsvorsitzender der Telefónica Deutschland: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.”

Beispiele: Welche Geschäftsprozesse lassen sich digitalisieren?

Was sind die Vorteile der Prozessdigitalisierung?

Anders gefragt: Warum sollte man Prozesse digitalisieren? Die einfache Antwort: Weil die Abläufe dadurch effizienter werden.

• Wenn Sie Prozesse richtig digitalisieren, gibt es keine Hürden und Hindernisse. Die Daten können “fließen” - und das extrem schnell. Das bringt einen Geschwindigkeitszuwachs bei den einzelnen Arbeitsschritten wie auch insgesamt. Ziele lassen sich bei digitalen Prozessen im Vergleich zu analogen Prozessen in kürzerer Zeit erreichen. Das senkt die Kosten.

• Menschen machen Fehler, besonders bei langweiligen und sich wiederholenden Tätigkeiten. Digitale Systemen dagegen können sehr gut fehlerfrei große Mengen an repetitiven Aufgaben abarbeiten. Dadurch wird die Qualität der Ergebnisse deutlich erhöht.

• Ein weiterer Vorteil: Digitale Informationen lassen sich besser durchsuchen und analysieren. Durch diese hohe Messbarkeit können Sie Optimierungspotenziale leichter finden.

• In Zeiten der Globalisierung und Dauerkrisen können Arbeitsabläufe schnell über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Setzen Sie auf innovative, digitale Prozesse, erhalten Sie einen - vielleicht überlebenswichtigen - Wettbewerbsvorteil.

• Zuletzt sollten Sie bedenken, dass es nicht sinnvoll ist, teure Fachkräfte für Tätigkeiten einzusetzen, die auch digital erledigt werden können. Wirken Sie dem Fachkräftemangel entgegen und nutzen Sie die Kompetenzen Ihrer Angestellten richtig.

Welche Tools eignen sich für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Auf diese Frage lässt sich keine pauschale Antwort geben. So vielfältig wie die Anforderungen fällt auch die Auswahl an passenden Tools aus. CRM-, DMS- und ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware, Automatisierungsprogramme, Low-Code-Plattformen … was Sie am Ende einsetzen, hängt von Ihren Voraussetzungen und Zielen ab. Deshalb ist es eminent wichtig, dass Sie Ihre Prozessdigitalisierung geplant und strategisch angehen.

Auch wenn es verführerisch klingt, eine All-in-one-Suite zu nehmen, so ist das in vielen Fällen nicht sinnvoll. Um Ihre individuellen Herausforderungen erfüllen zu können, benötigen Sie wahrscheinlich eine individuelle Lösung. Das kann ein umfassendes Tool-Set oder einzelne, speziell für Sie entwickelte Anwendungen sein.

Denken Sie bei der Auswahl der Tools nicht nur an den Status Quo. Software-Lösungen, die heute als geeignet erscheinen, sind unter Umständen nicht für Skalierungen oder Veränderungen nutzbar. Planen Sie voraus und definieren Sie, welche Anforderungen Sie kurz- und mittelfristig haben.