Case Study
Office & Phone

Zeit- und Kosteneinsparung durch Automatisierung der Büroorganisation und Rechnungslegung.

Über Office & Phone

Office & Phone Büromanagement KG mit Sitz in Freiburg i. Br. ist ein Anbieter für Bürodienstleistungen. Das Unternehmen übernimmt für seine Kunden Sekretariatsaufgaben, Schriftverkehr, First-Level-Support, Sachbearbeitung, Kunden- und Telefonservice und alle weiteren Aufgaben, die Kunden gern outsourcen möchten. Office & Phone besteht aus einem kleinen Team, arbeitet branchenübergreifend und ist nach ISO 9001 zertifiziert.

Ausgangslage und
Herausforderung

Office & Phone mit seinen zahlreichen Kunden aus den verschiedensten Branchen erbringt täglich die unterschiedlichsten Bürodienstleistungen.

Die erbrachten Leistungen und Zeiten für die Abrechnungen an Kunden wurden in unterschiedlichen Listen und Softwarelösungen vorgehalten.

Dieser Prozess erforderte einen hohen Aufwand und führte zu einer Blockierung wichtiger Ressourcen. Zudem existierte keine zentrale Aufgabenverwaltung und keine digitale Zeiterfassung, die zu einer Beschleunigung der Vorgänge hätten beitragen können.

Motivation und Zielsetzung

Die Arbeitsabläufe sollen digitalisiert werden und zu deutlichen Zeit- und Kosteneinsparungen beitragen.
Mitarbeitende sollen Transparenz über Aufgaben im Tagesgeschäft haben und abrechnungsrelevante Tätigkeiten digital erfassen.
Die Rechnungsstellung an Kunden soll auf Basis von entsprechenden Daten vollständig automatisiert werden.
Das Management soll Möglichkeiten für ein gezieltes Controlling erhalten, so dass potenzielle Verbesserungsmaßnahmen anhand der Durchlaufzeiten und Abläufe möglich sind.
Die neue Anwendung soll zum Qualitätsmanagement und zur regelmäßigen Auditierung beitragen.

Lösung

Bei der für Office & Phone geschaffenen Lösung handelt es sich um ein Digital-Workplace-Portal, das verschiedene Eigenschaften flexibel vereint. Folgende Funktionsschwerpunkte sind enthalten:

Customer-Relationship-Management (CRM) für die Verwaltung der Kunden und deren Anforderungen.
intelligentes Aufgabenmanagement für die Zuweisung von Tätigkeiten an Mitarbeitende nach Skills und verfügbaren Kapazitäten.
Zeiterfassungssystem und Verzahnung mit dem Abrechnungsprozess.
Anbindung an und Datenintegration in die Starface-Telefonanlage und automatische Berücksichtigung erbrachter Telefonzeiten für den Abrechnungsprozess.
algorithmische Zusammenführung der erbrachten Leistungen für die automatische Rechnungsstellung.
Controllingsystem für Optimierungen und QM-Auditierung.