Ein Intranet bietet einige Vorteile. So können Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen, um unter anderem die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.
Definition: Was ist eigentlich ein Intranet?
Der Begriff “Intranet” setzt sich aus den Wörtern “Intra” für “innerhalb” und “net” für “Network” zusammen. Das heißt: Ein Intranet ist ein Netzwerk innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.
Was macht ein Intranet so besonders?
Das Intranet einer Firma läuft unabhängig vom World Wide Web und anderen Formen des Internets. Das bedeutet, externe Personen haben auf ein Intranet keinen Zugriff - und das ist so gewollt. Denn in Intranets werden Internas, vertrauliche Informationen und wichtige Dokumente eines Unternehmens ausgetauscht. Deshalb werden die Netzwerke bewusst von der “Außenwelt” abgekapselt.
Welche Formen von Intranets gibt es?
Intranet ist ein Überbegriff für verschiedene Ausprägungen von internen Netzwerken. Hier ein paar Beispiele:
Digitales Magazin
Intranets waren früher häufig wie eine Internetseite oder ein Blog gestaltet. Das heißt, hier gab es News und Ankündigungen zum Nachlesen, damit alle Mitarbeiter über Internas stets informiert waren.
Wissensmanagement-Plattform
Die Weiterbildung aller Angestellter steht hier im Vordergrund. Es werden bei diesem Intranet beispielsweise Schulungsvideos, Tutorials, Online-Quiz und Ratgeber zur Verfügung gestellt.
Kollaboratives Intranet
Die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern wird mit dieser Intranet-Form vorangebracht. Hierfür gibt es zum Beispiel Tools für den Datenaustausch, fürs Taskmanagement und Messaging-Dienste.
Social Intranet
Dieses Intranet erinnert optisch an ein soziales Netzwerk und dient wie das kollaborative Intranet dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Foren und Chat-Gruppen stehen somit im Fokus.
Personal-Intranet
Onboarding-Informationen, Urlaubsanträge, Vorlagen für Spesenabrechnungen und dergleichen finden sich bei dieser Intranet-Form.
Oft sind Intranets eine Mischung aus verschiedenen Ausprägungen, um die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Das ist das Schöne an der Technologie: Man kann sie an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen.
Die Vorteile von Intranets für Unternehmen
Weshalb sollten Firmen ein Intranet aufbauen? Diese Vorteile sprechen für dein Einsatz der internen Netzwerke bzw. Plattformen:
Kommunikation
Ein Intranet dient dazu, die Kommunikation in einem Unternehmen zu verbessern. So können News und andere wichtige Informationen gepostet werden. Derart kriegt im Idealfall jeder Mitarbeiter mit, was die neue Geschäftsstrategie ist, wo eine Niederlassung eröffnet wurde oder welche Projekte kommen.
Austausch
Moderne Intranets gehen in Richtung Social Intranet und Collaboration Intranet. Denn Unternehmen sind daran interessiert, dass nicht nur von “top down” kommuniziert wird, sondern dass auch ein Austausch über alle Ebenen hinweg stattfindet. Zudem hilft ein Intranet beim Austausch, wenn die Mitarbeiter viel im Home Office oder als Geschäftsreisende unterwegs sind.
Wissenstransfer
Ein Intranet eignet sich sehr gut, um bestehendes Wissen fest zu halten, damit möglichst viele davon profitieren. Es lassen sich damit unter anderem Schulungsdokumente und -Videos einbinden und interaktive Weiterbildungen anbieten.
Zusammenarbeit
Über eine Intranet-Plattform können Collaboration-Tools angebunden werden, welche die Zusammenarbeit fördern - besonders, wenn es häufig Remote Work in einem Unternehmen gibt. Das Intranet nimmt dabei die Rolle eines zentralen Hubs ein, über das man zum Beispiel gemeinsam Dokumente bearbeitet.
Prozessdigitalisierung
Ein Intranet unterstützt die digitale Transformation von Unternehmen. Arbeitsabläufe, die in der Vergangenheit analog oder nur teilweise digital erledigt wurden, erfolgen im Rahmen einer Prozessdigitalisierung komplett digital. Das beschleunigt die gesamte Digitalisierung einer Firma.
Sicherheit
Informationen, die nicht nach außen gelangen dürfen, sind gut in einem Intranet aufgehoben. Wichtig ist dabei, dass das Intranet durch verschiedene IT-Security-Maßnahmen geschützt wird, sodass wirklich keine Externen auf die Daten zugreifen können.
Das sind die Herausforderung bei einem Intranet
Gewiss hat ein Intranet auch seine Nachteile und Hürden. Dazu zählen unter anderem diese:
Kosten
Das Aufsetzen und die Einrichtung eines Intranets ist mit Aufwänden verbunden, die am Ende Geld kosten. Auch für die Wartung und Verbesserung benötigt man ein Budget.
Einbindung
Soll ein Intranet nicht “stand alone” funktionieren, sondern mit anderen Systemen wie einem CMS, einem CRM oder speziellen Collaboration-Tools verbunden werden, kann das aufwändig sein. Besonders, wenn die Software-Lösungen inkompatibel zueinander sind und es keine geeigneten Schnittstellen gibt.
Akzeptanz
Ein Intranet macht nur Sinn, wenn es die Mitarbeiter regelmäßig nutzen. Verstehen die Angestellten die Bedienung nicht oder will keiner an der Pflege mitwirken, wird das interne Netzwerk schnell verwaisen.
Sicherheit
Wird ein Intranet nicht richtig gesichert, können Hacker und andere Cyberkriminelle eindringen und Daten stehlen. Oder die Angreifer nutzen das System, um wichtige Bereiche des Unternehmens lahm zu legen.
Wer erstellt ein Intranet?
Zum einen können interne IT-Abteilungen mit Tools “von der Stange” ein Intranet aufbauen. Zum anderen gibt es zahlreiche Dienstleister, die darauf spezialisiert sind, individuelle Lösungen zu erstellen
Automatisierung für mehr Effizienz: So können Sie mit digitalen Workflows Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen.
Was ist ein Workflow?
Der englische Begriff “Workflow” bedeutet übersetzt ins Deutsche so viel wie “Arbeitsprozess” oder “Arbeitsablauf”. Somit ist ein Workflow eine sich wiederholende Aneinanderreihung von durchdachten und geplanten Arbeitsschritten und Aufgaben, um ein Ergebnis zu erreichen.
Beispiele für Workflows
- Der Einkauf von Produkten, die Freigabe durch Bevollmächtigte und die Rechnungsverarbeitung folgen in jedem Unternehmen individuellen Arbeitsabläufen.
- Wenn Kunden sich bei Ihrer Support-Hotline beschweren und die Anfragen richtig bearbeitet werden sollen, benötigen Sie hierzu kundenfreundliche Workflows.
- Die Ausschreibung von Stellen, die Vorstellungsgespräche und die Einstellung ergeben einen Bewerberprozess.
Was bringen digitale Arbeitsabläufe?
Richtig gut umgesetzte digitale Workflows beschleunigen einzelne Arbeitsschritte wie auch die Prozesse insgesamt. Das spart Ressourcen in Form von Zeit, Kosten und menschlicher Arbeitskraft. Zudem wird die Fehlerquote deutlich reduziert, was die Qualität der Arbeitsprozesse erhöht.
Auch bei Ihrer Kundschaft sorgen digitale Workflows für mehr Zufriedenheit: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise schnell und zuverlässig Dienstleistungen anbietet oder Produkte in höchster Qualität produziert, zahlt das positiv auf die Kundenzufriedenheit ein. Zufriedene Kunden werden häufig zu Stammkunden, die Ihnen mehr Umsatz als Neukunden einbringen.
Warum sollten Sie digitale Workflows setzen?
Nutzen Sie die Vorteile der Prozessdigitalisierung und trimmen Sie Ihre Workflows auf Effizienz. Effizienz bedeutet unter anderem, dass Sie nicht die Zeit Ihrer Fachkräfte für unnötige, redundante oder monotone Aufgaben einsetzen. Stattdessen sollten Sie Ihre Mitarbeiter sinnvollere Aufgaben durchführen. Damit können Sie das individuelle Know-how fördern und für eine bessere Arbeitsmotivation sorgen.
Wo und wie lassen sich Workflows digitalisieren?
Sehr viele Arbeitsabläufe lassen sich teilweise oder gar komplett digitalisieren. Hier ein paar Beispiele:
Digitaler Rechnungsworkflow
Eingehende Rechnungen (beispielsweise per E-Mail) werden von einem System automatisch geöffnet, geprüft und dem Sachbearbeiter zur Freigabe zugeordnet. Auch die Zahlungsüberweisungen, Buchungen und Archivierungen sind sehr gut digitalisierbar und automatisierbar.
Digitaler Posteingang Workflow
Bei der digitalen Eingangsverarbeitung wird Briefpost eingescannt, die Inhalte automatisch dem passenden Empfänger zugeordnet und über ein Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt.
Digitaler Workflow in einer Druckerei
Mit speziellen Systemen lassen sich die Prozesse in einer Druckerei deutlich beschleunigen. Diese sorgen für eine effizientere Auftragsannahme, Druckmaschinen-Vorbereitung, Verpackung und Auslieferung der Druckerzeugnisse.
Digitaler Workflow in einem Autohaus
Terminvereinbarung per Online-Kalender, Benachrichtigungen per SMS, papierlose Bearbeitung von Aufträgen, kontaktlose Fahrzeugübergäbe per QR-Code und vieles mehr: Auch bei Autohändlern und KfZ-Werkstätten lassen sich viele Prozesse digitalisieren.
Digitaler Workflow im Maschinenbau
Auch im Maschinenbau lassen sich viele Abläufe digitalisieren und damit effizienter gestalten. Zum Beispiel sorgen Simulationen am PC dafür, dass vor der Produktion möglichst viele Fehler gefunden werden, und Digitale Zwillinge bilden das Verhalten der realen Maschine ab. Damit sollte auch die Predictive Maintenance, die vorausschauende Wartung, Hand in Hand gehen.
Digitale Workflows bei Personaldienstleistern
Das Ausschreiben von freien Stellen über soziale Netzwerke, die automatisierte Terminvergabe für Bewerbungsgespräche oder die Einweisung der neuen Angestellten über Videokurse: Das Recruiting von neuen Mitarbeitern und das anschließende Onboarding können durch digitale Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt werden.
Wie kann man Abläufe digitalisieren?
Die Digitalisierung von Workflows ist ein Projekt, in das Sie genügend Zeit, Energie und Budget investieren sollten. Denn es bringt Ihrem Unternehmen nichts, wenn Sie schlechte Prozesse digital abbilden oder gute Arbeitsabläufe schlecht digitalisieren.
Deshalb sollten Sie genügend Ressourcen in die Planung des Vorhabens stecken. Dabei gilt es, unter anderem diese Aspekte anzugehen:
- Auswahl: Welche Workflows sollen digitalisiert werden? Warum diese und nicht andere?
- Zielsetzung: Was möchten Sie mit der Digitalisierung der Arbeitsabläufe erreichen? Welche Kennzahlen setzen Sie an, um den Erfolg zu messen?
- Übersicht: Erstellen Sie eine Ist-Aufnahme, indem Sie die Workflows genau untersuchen und dokumentieren.
- Konzeption: Erarbeiten Sie Lösungen, wie Sie die ausgesuchten Arbeitsabläufe mit digitalen Tools und Systemen effizienter und besser gestalten können.
- Innovation: Bilden Sie nicht 1:1 die alten Workflows ab, sondern erschaffen sie neue, zeitgemäßere und schlankere Arbeitsabläufe.
- Testen: Versuchen Sie, über Prototypen oder MVPs (Minimum Viable Products) Ihre Konzepte vorab im Kleinen zu testen, bevor Sie mit der großen Umsetzung loslegen.
- Zielgruppen-Tests: Sind die neuen digitalen Workflows wirklich besser? Holen Sie sich frühzeitig und fortwährend Nutzer- bzw. Kunden-Feedback ein.
- Optimierung: Ihr Digitalisierungsprojekt sollte kein Ende haben. Arbeiten Sie stattdessen kontinuierlich daran, Ihre Workflows anzupassen und zu verbessern.
Von der Idee zur fertigen Anwendung in kürzester Zeit: Wie Low Code Ihre Entwicklungsprozesse deutlich beschleunigt und dabei Kosten spart.
Was ist Low Code?
Low Code stellt eine Möglichkeit dar, um Anwendungen wie Online-Tools und Apps mit wenig Programmierkenntnissen zu erstellen. In der Regel werden die Ergebnisse über sogenannte Low-Code-Plattformen im Drag- und Drop-Verfahren entwickelt. Sie müssen dazu nur wenige Zeilen Code schreiben.
Wie funktionieren die Low-Code-Plattformen?
Die “Software-Baukästen” sind oft recht einfach gestaltet und funktionieren nach dem LEGO-Prinzip: Einzelne Elemente und Funktionen lassen sich bequem zusammenklicken.
Für die Feinjustierung der Logik oder für die Implementierung spezieller Funktionen ist es nötig, ein wenig zu programmieren. Das Programmieren fällt aber in der Regel recht einfach aus, weswegen man vom “niedrigschwelligen Kodieren” oder eben Low Coding redet.
Wichtig: Der Programmcode, den Sie schreiben, mag zwar “low” wirken, doch die Plattform generiert im Hintergrund aus allen Elementen einen aufwändigen und funktionellen Code. Das heißt, die Ergebnisse können “unter der Haube” sehr kompliziert und leistungsfähig ausfallen!
Vom Low Code zum Citizen Developer
Die Low-Code-Tools sind eine Hilfe, damit Laien und weniger versierte Programmierer schnell Software-Ergebnisse produzieren können. Derartige Anwender nennt man Citizen Developer.
Die “zivilen Entwickler”, so die deutsche Übersetzung für “Citizen Developer”, setzen regelmäßig IT-Konzepte und -Projekte mit Low-Code-Plattformen um. Sie gehören meist nicht offiziell zu einer Entwicklungsabteilung, sondern sitzen beispielsweise im Marketing oder in einem Kreativteam.
Woher stammt das Konzept des Low Codings?
Low-Code-Plattformen werden derzeit von zahlreichen Unternehmen gepusht und mit großen Marketing-Budgets beworben. Doch das Thema ist alles andere als neu.
Die Idee, Software mit wenig Programmierkenntnissen entwickeln zu können, gibt es schon seit ein paar Jahrzehnten. So kam in den 1980er-Jahren das Rapid Application Development (RAD) auf, was dann im Model-Driven Software Development (MDSD) mündete.
Den Begriff “Low Code” brachte Forrester Research in einer Publikation auf, die 2014 erschien. Hierdurch etablierte sich die Bezeichnung für eine Art und Weise, wie Anwendungen mit speziellen Tools und wenig Codezeilen umgesetzt werden können.
Noch entschlackter: No Code statt Low Code
Eine radikalere Form des Low Code Developments sind die No-Code-Plattformen. Bei diesen “Baukästen” müssen Sie wirklich keine Programmier- oder Script-Sprache beherrschen. Die Tools funktionieren für die Anwender nur über grafische Benutzeroberflächen, mit denen Sie Ihre gewünschten Ergebnisse modellieren.
Beispiele für Low-Code-Plattformen
Mittlerweile tummeln sich zahlreiche Anbieter im Low-Code-Bereich. Neben namhaften Firmen wie Microsoft, SAP, Oracle und Salesforce haben auch viele kleine Softwareunternehmen eigenen Lösungen im Angebot.
Ein bekannter Anbieter aus Deutschland ist Intrexx. Als zertifizierter Intrexx-Partner setzen wir von CITRO unter anderem auf diese Low-Code-Plattform, um für unsere Kunden schnell und kosteneffizient Kundenportale, Intrants, Personalplanungssoftare und andere digitale Lösungen zu realisieren.
Wie und warum wendet man Low-Code-Tools an?
Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen auf Low-Code-Plattformen setzen. Zum einen eignen sich die Werkzeuge sehr gut, um Software-Ideen und digitale Konzepte mit geringem Aufwand umzusetzen. Möchten Sie ein MVP (Minimum Viable Product), einen Prototypen oder ein POC (Proof of Concept) entwickeln, ist Low Code ein probates Mittel.
Dementsprechend sind Low-Code-Plattformen in Abteilungen, die agil vorgehen, sehr beliebt. Anhand des Ergebnisses lassen sich erste Kundenfeedbacsk einholen und nach der Lean-Startup-Methode weiterentwickeln.
Ein weiterer Grund, der für Low Code spricht, ist der sogenannte “War for Talents” im IT-Bereich: Alleine in Deutschland fehlten 2022 rund 137.000 Fachkräfte. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung wird sich die Lage verschärfen, Entwickler sind und bleiben ein “rares Gut”.
Citizen Developer und Low-Code-Agenturen springen in diese Lücke. Sie realisieren die dringend benötigten Digital-Projekte, ohne dass dafür eine Heerschar an Programmierern benötigt werden.
Das sind die Vorteile des Low Code Developments
- Unternehmen müssen keine großen Entwicklungsabteilungen aufbauen
- Anwendungen können ohne große Programmierkenntnisse realisiert werden
- Die Citizen Developer benötigen keine lange Einarbeitung
- Konzepte lassen sich schnell über MVPs und Prototypen testen
- Low-Code-Projekte sind meist rasch und günstig umzusetzen
- Schnelle Anpassungen an Marktdynamiken und Kudenerwartungen möglich
- Mehr Unabhängigkeit vom verschärften Fachkräftemangel
Die Folge ist eine erhöhte Effizienz und ein größerer Output. Derart lassen sich Projekte wie eine Prozessdigitalisierung ermöglichen, um die digitale Transformation Ihres Unternehmens voranzubringen.
Die Nachteile des “niedrigschwelligen Kodierens”
- Die Einarbeitung in Low-Code-Tools kostet Zeit
- Die Citizen Developer benötigen Schulungen und Freiraum für Experimente
- Manche Ergebnisse fallen unter Umständen nicht wie geplant aus
- Individualisierungen und spezielle Anpassungen sind vielleicht nicht möglich
- Die IT-Abteilung muss neue Richtlinien und Vorgaben erarbeiten
Letztgenannter Punkt ist sehr wichtig: Entstehen Anwendungen durch Citizen Developer, bildet sich eine sogenannte Schatten-IT. Auch diese muss gewartet und abgesichert werden, ansonsten entstehen unter Umständen gefährliche Sicherheitslücken.
Unser Tipp: Picken Sie sich die Rosinen raus!
Low-Code-Plattformen bieten einige Pluspunkte, von denen digital agierende Unternehmen definitiv profitieren. Doch man sollte auch die Schattenseiten betrachten: Trotz Low Code wird weiterhin ein gewisses Fachwissen im Bereich der Softwareentwicklung benötigt. Ansonsten entstehen die Projekte planlos, sie ufern aus und/oder die Ergebnisse enttäuschen.
Büroarbeit muss nicht monoton und zeitaufwendig sein. Ganz im Gegenteil! Heutzutage gilt es, die Prozesse zu digitalisieren, um die Effizienz zu steigern. Wir zeigen Ihnen Anhand von Beispielen auf, wie sich Ihr Büro digitalisieren lässt.
Digitalisierung des Büros: Was bedeutet das?
Das lässt sich nicht so einfach erklären. Denn der Begriff “Digitalisierung” umfasst unzählige Möglichkeiten. Dazu gehören simple Dinge wie die Umstellung auf E-Mail genauso wie komplizierte Technologien auf Basis von Machine Learning.
Doch: Wenn von der Digitalisierung der Büroarbeit geredet wird, ist in der Regel damit die Umstellung von analogen Arbeitsabläufen auf digitale Prozesse gemeint. Damit einher geht auch das Stichwort “Büro 4.0”, worunter man den weitestgehend voll digitalisierten und automatisierten Büro-Arbeitsplatz versteht.
Mit dem “Büro 4.0” könnte auch der Traum vom papierlosen Büro wahr werden. Denn: Wenn Informationen nur noch in Bits und Bytes vorliegen, benötigt man - theoretisch - kein Papier mehr. Und damit auch keine Aktenordner, Stifte und Locher mehr.
Beispiele, wie eine Digitalisierung im Büro aussehen kann
Wie gesagt gibt es nicht die eine Lösung, wie Sie Ihre Büroarbeit digitalisieren können. Vielmehr haben Sie zahlreiche Möglichkeiten zur Auswahl, um Ihre Tätigkeiten dank digitaler Tools und Plattformen schneller, effizienter, kundenfreundlicher und günstiger zu gestalten.
Hier ein paar ausgesuchte Beispiele:
Meetings
Die Hochphase der Corona-Pandemie hat es eindrücklich gezeigt: Für viele Business-Absprachen müssen Sie sich nicht mit Ihren Kollegen in einem Raum treffen. Mit Videokonferenz-Tools lassen sich ganz bequem virtuelle Meetings abhalten, gleichgültig wo auf der Welt sich die Teilnehmenden befinden.
Abstimmungen
Müssen Dinge geklärt werden, benötigen Sie dazu weder Präsenz-Meetings, noch Videokonferenzen. Collaboration-Tools ermöglichen es, sich asynchron auszutauschen: Schicken Sie eine schnelle Nachricht per Chat, erstellen Sie Umfragen oder laden Sie Dokumente in den Cloud-Speicher.
Projekt- und Taskmanagement
Bei agilen Projektmanagement-Methoden wird zwar in der Konzeptionsphase gerne mit großen Whiteboards und Stickern gearbeitet, doch die Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben sollten Sie digital managen. Mit Cloud-basierten Projektmanagement-Tools behalten alle Involvierten den Überblick - auch bei verteilten Teams über die ganze Welt.
Ebenso die Personaldisposition bei größeren Projekten lässt sich digitalisieren. Erfahren Sie mehr dazu in unserer DB Netz Success Story.
Kundeninformationen
Hier ein Zettel mit Notizen, dort eine Akte: Früher war es gang und gäbe, Kundendaten analog abzulegen. Diese Arbeitsweise ist ein No-Go bei der Digitalisierung des Büro-Arbeitsplatzes. Setzen Sie stattdessen besser CRM-Systeme und ähnliche Tools ein, um alle Informationen über Ihre Kunden und Geschäftskontakte zentral zu speichern.
Wiederkehrende Aufgaben
Repetitive Tätigkeiten fressen viel Zeit und kosten Nerven. Deshalb sollten Sie im Rahmen einer Prozessdigitalisierung so viele Aufgaben wie möglich digitalisieren und automatisieren. Hierbei können sogenannte RPA-Bots helfen. Das sind Software-Roboter, die vielfältige, wiederkehrende Büro-Aufgaben eigenständig abarbeiten.
Was bringt die Digitalisierung des Büros?
Wenn Sie eine konsequente Digitalisierung Ihres Büro-Arbeitsplatzes durchführen, profitieren Sie von mehreren Vorteilen. Zum Beispiel von diesen:
- Ihre Prozesse werden deutlich schneller
- Repetitive Aufgaben werden über Tools automatisiert
- Es passieren weniger Fehler, wodurch sich die Qualität der Ergebnisse verbessert
- Sie sparen Ressourcen, beispielsweise Papier und Bürozubehör
- Fachkräfte können sich auf das Wesentliche konzentrieren
Unterm Strich bringt das “Büro 4.0” mehr Effizienz in verschiedenen Bereichen. Das kann im immer härteren, internationalen Wettbewerb ein entscheidender Pluspunkt sein.
Kommt mit dem digitalen Wandel das papierloses Büro?
Jein. Ganz ohne Briefe, Ausdrucke oder Akten geht es wahrscheinlich nicht. Doch Sie sollten mit Nachdruck daran arbeiten, mit so wenig Papier wie möglich zu arbeiten. Denn Papier ist ein Sinnbild für alte, analoge Arbeitsweisen.
Entwickeln Sie stattdessen ganz neue, möglichst voll digitale Prozesse für Ihr Büro! Versuchen Sie, wo es geht Arbeitsschritte zu automatisieren, indem Sie die Aufgaben von mehr oder weniger “intelligenten” Tools erledigen lassen.
Eine End-to-End-Digitalisierung ist wichtig, um Ihre Prozesse zu beschleunigen und Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen. Mehr dazu hier.
Was bedeutet End-to-End?
End-to-End, auch End2End oder E2E geschrieben, bezeichnet einen umfassenden Prozess. Dieser Prozess beinhaltet eine Kette mit Aktionen, die beispielsweise bei einem Kunden beginnt, Tätigkeiten bei Ihrem Unternehmen auslöst und dann beim Kunden wieder endet. Der Anfang und das Ende sind somit gleich.
Beispiel für einen End-to-End-Prozess
Ein Kunde bestellt in einem Onlineshop ein Produkt. Der Händler verpackt das Produkt, verschickt es, stellt eine Rechnung und der Kunde erhält schließlich die gewünschte Ware.
End-to-End-Digitalisierung: Eine kurze Definition
Wenn bei einem E2E-Prozess - der mitunter sehr lang, kompliziert und auch komplex ausfallen kann - alle Schritte digital erledigt werden, spricht man von End-to-End-Digitalisierung. Im Optimalfall muss bei einem digitalen End-to-End-Prozess kein Mensch eingreifen.
Beispiel für eine gute End-2-End-Digitalisierung
Bestellt ein Kunde eine Software in einem Onlineshop, wird vom System automatisch eine PDF-Rechnung erstellt und per E-Mail versendet. Die Software erhält der Käufer per Download. Oder es handelt sich um eine SaaS-Lösung (Software as a Service), bei der die Anwendung in der Cloud liegt und ohne Installation genutzt werden kann.
Was ist ein schlechter E2D-Prozess?
Während der Corona-Pandemie erhielten die Menschen, die gegen das Virus geimpft wurden, ein Zertifikat. Für dieses Zertifikat mussten die Patienten mit ihrem Impfpass in eine Apotheke gehen, wo sie einen Zettel mit einem individuellen QR-Code erhielten. Danach fotografierten die Patienten den QR-Code mit ihrem Smartphone ab, um in der CovPass-App ihren Impfstatus darstellen zu lassen.
Der Prozess bestand nur teilweise aus digitalen Elementen. Es wurden deshalb zahlreiche Handlungen von Menschen (Ärzte, Apotheker, Patienten) durchgeführt, was den Ablauf umständlich, fehleranfällig und langsam machte.
Was bringt eine End-to-End-Digitalisierung?
Bei der Digitalisierung geht es hauptsächlich um eine Sache: Effizienzsteigerung. Wenn Sie zum Beispiel die Digitalisierung Ihrer Prozesse planen, sollten Sie stets im Blick haben, am Ende weniger Ressourcen in Form von Zeit, Ausgaben, Produktionsmitteln oder Manpower aufwenden zu müssen.
Wenn jeder Schritt an sich effizienter wird, gewinnt das Endergebnis erst Recht an Effizienz. Durch diese Skaleneffekte können Sie unter anderem Ihre Abläufe deutlich beschleunigen und kostengünstiger gestalten. Zudem entlasten Sie Ihre (vielleicht eh schon knappen) Fachkräfte, weil diese keine redundanten und unnötigen Aufgaben erledigen müssen.
Auch Ihre Kunden wissen eine End-to-End-Digitalisierung zu schätzen. Prozesse, die einfach, bequem, schnell oder sogar noch spaßbringend sind, sorgen für eine positive Customer Experience. Und die schafft Ihrem Unternehmen einen Vorteil im immer härten Wettbewerb.
Was Sie auch nicht vergessen sollten: Eine konsequente Digitalisierung von Anfang bis Ende bzw. von End2End ermöglicht ganz neue, innovative Geschäftsmodelle. Geschäftsmodelle, die für Ihr Unternehmen ein Alleinstellungsmerkmal und somit ebenso einen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Wie digitalisiert man von Ende zu Ende?
Das ist kein einfaches Vorhaben, denn es besteht aus verschiedenen Elementen und Schritten, die aufeinander aufbauen.
Holen Sie zum Beispiel zu Beginn ein umfangreiches Kundenfeedback ein: Welche Wünsche, Herausforderungen und Hindernisse haben Ihre Kunden? Wie geht Ihr Unternehmen bislang auf diese Pains und Gains ein?
Erstellen Sie zudem eine Ist-Aufnahme, wie Ihre Prozesse und Toolsets derzeit aussehen. Finden Sie heraus, welche Probleme es gibt, die Kundenwünsche zu erfüllen. Und durchleuchten Sie ebenso, wie effizient die Abläufe sind. Manche sind unter Umständen zu langsam, zu teuer oder nicht mehr zeitgemäß.
Entwickeln Sie danach ein Konzept, wie Sie von Ende zu Ende alles verbessern können, indem Sie so viel wie möglich digitalisieren. Aber machen Sie nicht den Fehler, dass Sie analoge Prozesse einfach in digitale Workflows[1] übertragen! Entwickeln Sie im besten Fall komplett neue Abläufe, die schlanker und zukunftsweisend ausfallen - unter anderem über Robot Process Automation.
Beispiele, wie Sie Prozesse digitalisieren können
Sie möchten beispielsweise Produkte über das Internet vertreiben. Ein Onlineshop ist dazu eine etablierte Lösung. Doch denken Sie weiter, zum Beispiel:
- Wie können Sie Ihre Interessenten digital beraten, dass sie gerne bei Ihnen online einkaufen?
- Wie lassen sich die nachgelagerten Prozesse (Kundendaten verwalten, Rechnungen erstellen etc.) ohne menschliches Eingreifen realisieren?
- Wie können die Kunden Ihre Daten selbst verwalten?
Mögliche Lösungen sind hierfür Chatbots zur Kundenberatung, RPA-Bots für die Automation von wiederkehrenden Prozessen und ein Kundenportal als Self-Service-Plattform.
Kundenportale sind ein Gewinn für Unternehmen und Kunden gleichermaßen. Wir klären hier die wichtigsten Fragen rund ums Thema Extranets und Service-Portale.
Was ist ein Kundenportal?
Bei einem Kundenportal handelt es sich um eine spezielle Website, bei der Kunden eines Unternehmens bestimmte Informationen abrufen oder Dienstleistungen nutzen können. Zum Beispiel ist es den User möglich, ihre letzten Bestellungen und Rechnungen einzusehen, ihre Kontaktdaten und Bankinformationen zu ändern, Dateien herunterzuladen oder Aufträge zu vergeben.
Da die Nutzer in einem (digitalen) Kundenportal eigenständig agieren, nennt man derartige Angebote auch Self-Service-Portale oder schlicht Service-Portale. Der Begriff Extranet ist ebenso geläufig.
Service-Portale: Beispiele
Kundenportale sind weit verbreitet, da Unternehmen jeder Größe und Branche verstanden haben, dass sie damit ihre Prozesse digitalisieren und verschlanken können. Hier ein paar Beispiele, wo Service-Portale zum Einsatz kommen:
- Immer mehr produzierende B2B Unternehmen, wie die Woertz AG, bieten ihren Kunden die Möglichkeit an, Produkte zu ordern oder After-Sales-Services für Reklamationen oder Gutschriften zu nutzen, um Prozesse zu beschleunigen und wertvolle Zeit zu sparen.
- Beim Rechenzentrum Maincubes One sehen die Mieter von Server-Kapazitäten im Service-Portal unter anderem “live”, wie gut die Performance der Infrastruktur ist. Mehr darüber erfahren Sie in unserer Success Story.
- Energieversorger wie die ENTEGA stellen ihren Kunden ihre monatlichen Rechnungen zur Verfügung. Außerdem können Zählerstände übermittelt und Anpassungen der Vorauszahlungen vorgenommen werden.
Was bringt ein Kundenportal?
Betreiben Sie ein Kundenportal, bringt das für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden gleichermaßen einige Vorteile mit sich. Unsere Tabelle fasst die wichtigsten Pluspunkte zusammen:
| Vorteile | Kundensicht | Unternehmenssicht |
| Kundenportale sind 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr verfügbar | Es gibt keine Öffnungszeiten, an die man sich halten muss | Kunden können jederzeit die Services nutzen - auch nach Feierabend und am Wochenende |
| Wichtige Informationen und Dienstleistungen sind per Internet verfügbar | Schnelle und zeitlose Nutzung, ohne Mitarbeiter des Unternehmens kontaktieren zu müssen | Weniger Aufwand bei der Betreuung der Kunden und weniger redundante Aufgaben |
| Daten und Informationen findet man an einem Ort | Langes Suchen und Kontaktieren des Support entfallen | Anzahl der direkten Kundenkontakte reduzieren sich deutlich |
| Der Self-Service-Dienst ist leicht zu bedienen | Nutzung des Kundenportals bereitet Freude und animiert dazu, es öfters zu besuchen | Die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung wächst |
Zusammenfassend kann man sagen: Ein Service-Portal digitalisiert Prozesse und Tätigkeiten, die in der Vergangenheit manuell erledigt wurden, und macht sie derart effizienter. Und das auf Seite Ihres Unternehmens und auf Kundenseite.
Ein gutes Kundenportal bringt somit eine Win-Win-Situation. Sie und Ihre Kundschaft sparen eine wichtige Ressource: Zeit. Ihr Unternehmen hat zudem die Möglichkeit, wiederkehrende Anfragen (beispielsweise die Beantwortung der immer gleichen Kundenanfragen) auf ein Minimum zu reduzieren. Dadurch können Sie Ihre Mitarbeiter für sinnvollere Aufgaben einsetzen.
Im Idealfall schaffen Sie nicht nur ein Kunden- und Service-Portal, sondern führen eine umfassende Prozessdigitalisierung durch. Damit entsteht ein “Handshake” zwischen dem Digital Workspace und Ihrem Kundenportal.
Was macht ein gutes Kundenportal aus?
Aus Sicht der Kunden muss das Service-Portal einen Mehrwert bieten. Das heißt, es sollte eine zentrale Anlaufstelle sein, um wichtige Fragen zu beantworten und Anliegen zu erledigen. Darüber hinaus muss die Customer Experience positiv ausfallen: Nur wenn ein Kundenportal für alle Zielgruppen leicht verständlich und einfach zu bedienen ist, schafft es einen guten Eindruck. Fällt es Ihren Kunden schwer, das Portal zu nutzen oder sich zurechtzufinden, kostet sie das unnötig Zeit.
Anders ausgedrückt: Bringt ein Self-Service-Portal Ihrer Kundschaft keinen Vorteil, wird es nicht angenommen. Schlechte Extranets können sogar schädlich für Ihr Unternehmen sein. Dann laufen mehr Anfragen denn ja bei Ihrem Support auf und Sie erhalten unzufriedene Kunden.
Dementsprechend ist es eminent wichtig, dass Sie bei der Konzeption und Planung Ihres Kundenportals darauf achten, dass es wirklich eine Verbesserung bringt - für Ihre Kunden und für Ihr Unternehmen.
Wie setzt man ein Service-Portal um?
Gehen Sie die Umsetzung nicht zu überstürzt an! Der Launch eines Extranets sollte geplant erfolgen, damit das Projekt ein Erfolg wird. Als Entwickler für Kundenportale[1] setzen wir dabei auf ein bewährtes, schrittweises Vorgehen.
Zuerst müssen Sie sich im Klaren sein, was Sie mit dem Service-Portal erreichen möchten. Definieren Sie genau die Kundengruppen, beschreiben Sie die Bedürfnisse der potentiellen User und setzen Sie sich Ziele. Leiten Sie daraus die Anforderungen für das Portal-Projekt ab.
Danach geht es an die Programmierung bzw. Erstellung des Kundenportals. Dieser Prozess sollte agil erfolgen, damit Sie schnell erste Ergebnisse erhalten. Über fortwährende Zielgruppen-Tests erhalten Sie wichtiges Feedback, das Sie nutzen, um Anpassungen vorzunehmen.
Nach mehreren Tests, Überarbeitungen, einer Qualitätssicherung und der finalen Abnahme erfolgt schließlich der Rollout. Doch damit sollte es nicht getan sein! Entwickeln Sie das Self-Service-Portal iterativ weiter, indem Sie neue Funktionen implementieren und bestehende optimieren.
Was sind die Erfolgskriterien für Ihr Kundenportal-Projekt?
Benutzerfreundlichkeit
Ihr Service-Portal sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, damit Kunden innerhalb kürzester Zeit auf die gewünschten Informationen und Dienstleistungen zugreifen können.
Zugangskontrolle
Nur berechtigte und reale Personen dürfen auf Ihr Service-Portal zugreifen. Dies kann beispielsweise durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erreicht werden.
Personalisierte Ansicht
Ihr Extranet hat jedem Benutzer eine personalisierte Ansicht zu bieten, die auf seinen spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben basiert. Dies kann durch die Verwendung von Profilen erreicht werden.
Echtzeit-Informationen
Ein digitales Kundenportal sollte in Echtzeit die Informationen bereitstellen, die für den jeweiligen Benutzer relevant sind. Derartige Informationen können unter anderem die Verfügbarkeit von Produkten (Onlineshop), der Energieverbrauch (Energieversorger) oder der Punktestand (Kundenbindungssystem) sein.
System-Vernetzung
Damit Ihr Portal Informationen und Daten darstellen kann, müssen Sie es mit relevanten Datenquellen verbinden. Das können CRM-, ERP- oder smarte Sensoren sein.
Responsive Design
Ein responsives Design ermöglicht es den Benutzern, Ihr Self-Service-Portal jederzeit und von überall aus zu nutzen - auf Smartphones, Tablets und Computern. Es kann zudem sinnvoll sein, zusätzlich eine Android- und iOS-App anzubieten.
Schnelligkeit und Zuverlässigkeit
Nur wenn Ihre Kunden schnell und bequem über Ihr Portal zum Ziel kommen, ist es ein gutes Portal. Sind Abläufe unklar, langsam oder kompliziert, kann Ihr Projekt scheitern.
Was kostet ein Kundenportal?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt zahlreiche Faktoren, die den Preis beeinflussen. Dazu gehören unter anderem Ihre Anforderungen, Ihr Know-how, die Projektdauer, die Komplexität und die Wahl der Software-Komponenten.
CITRO setzt bei der Entwicklung von Kundenportalen hauptsächlich auf sogenannte Low-Code-Tools wie Intrexx. Damit lassen sich Extranets, Intranets und andere digitale Lösungen in kürzester Zeit und mit einem überschaubaren Budget realisieren.