Softwareentwicklung ohne gelernte oder studierte Programmierer - geht das? Oh ja! Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu sogenannten Citizen Developer um. Das müssen Sie dabei unbedingt beachten.

Was sind Citizen Developer?

Ins Deutsche übersetzt bedeutet “Citizen Developer” so viel wie “ziviler Entwickler”. Damit ist gemeint, dass theoretisch jeder ohne spezielle Programmierkenntnisse eigene Software-Anwendungen entwickeln kann. Um das möglich zu machen, kommen Low-Code-Tools wie Intrexx oder RPA Tools wie der Citrobot zum Einsatz.

Im Idealfall erfassen und redefinieren Citizen Developer zuerst mit ihren Teams vorhandene Prozesse. Danach setzen sie hauptsächlich über grafische Benutzeroberflächen die gewünschten Applikationen um. Das können Business-Anwendungen sein, die beispielsweise Daten aus verschiedenen Quellen aggregieren oder Prozesse digitalisieren und automatisieren.

Das bedeutet: Dank Low-Code-Plattformen ist es Laien bzw. Nicht-Programmierern möglich, Web-Anwendungen und Apps zu entwickeln. Dafür müssen sie wenig bis gar keine Zeile Programmcode schreiben, was die Realisierung eines Software-Projektes stark vereinfacht.

Diese Vorteile bringen Citizen Developer

• Dank Low-Code-Lösungen wird theoretisch jeder Handwerker und jeder Marketing-Manager zum Citizen Developer. Sprich: Ihr Unternehmen kann “normale” Mitarbeiter als Entwickler einsetzen.
• Für die Entwicklung von (einfachen) Business-Anwendungen muss Ihr Unternehmen keine Programmierer einstellen oder externe Developer beauftragen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein großer Pluspunkt.
• Häufig arbeiten Citizen Developer und IT Hand in Hand. Während die Fachabteilung die Oberfläche (bspw. Formulare) umsetzt, entwickeln IT-Mitarbeiter die benötigten Schnittstellen zu vorhandenen Systemen.
• Haben Mitarbeiter tolle Ideen für neue Applikationen, können sie als Citizen Developer selbst schnell Prototypen oder MVPs umsetzen.
• Die Beschäftigung mit Low-Code-Tools fordert und fördert das Engagement Ihrer Angestellten. Sie können damit über den eigenen Tellerrand hinausblicken, was die Zufriedenheit mit dem Job steigert. 
• Zudem entstehen durch das Citizen Development in Ihrem Unternehmen ganz neue, digitale Kompetenzen. Kompetenzen, die in Zeiten der Digitalen Transformation extrem wichtig sind.

Welche Nachteile hat das Citizen Development?

• Viele Low-Code-Plattformen sind leicht zu erlernen, aber hart zu meistern. Somit benötigt jeder Citizen Developer zuerst eine Schulung und eine gewisse Einarbeitungszeit.
• Wer keine Ahnung von der Softwareentwicklung hat, geht eventuell die Konzeption und Umsetzung von Anwendungen falsch an. Das erhöht die Entwicklungszeit und die Wahrscheinlichkeit, dass das Ergebnis nicht wie gewünscht ausfällt.
• Alle Low-Code-Lösungen haben gewisse Grenzen. Die Citizen Developer können selbst mit sehr guten Kenntnissen nur in einem gewissen Rahmen agieren. Das heißt: Manche Ideen lassen sich mit den Tools nicht realisieren.

Sicherheitslücken sind eine große Gefahr!

Durch den Einsatz von Citizen Developer entsteht in Ihrem Unternehmen möglicherweise eine "Schatten-IT". Denn die Nicht-Programmierer, die mit Low Code neue Anwendungen entwickeln, arbeiten oft losgelöst von der eigentlichen IT- oder Development-Abteilung. Das ist einerseits gut, denn derart können die kreativen Laien-Entwickler flott und ohne großartige Konventionen ihre Ideen verfolgen. 

Andererseits resultieren daraus (unnötige) Parallelsysteme und Applikationen, die nicht durch die IT-Security-Maßnahmen der IT-Fachabteilung geprüft sind. Deshalb geht beispielsweise Forresterr davon aus, dass 2023 die ersten großen Sicherheitsverletzungen durch Citizen Development verursacht werden könnten. 

So lassen sich die Risiken minimieren

Seien Sie sich der Nachteile bewusst und steuern Sie aktiv dagegen an. Zum Beispiel so:

Kompetenzen finden

Jeder Mitarbeiter kann dank Low-Code-Plattformen zum Software-Developer werden - dieses Versprechen klingt klasse. Leider entspricht es nicht ganz der Realität. Denn: Nicht jeder Mensch hat das Interesse und die Befähigung, ein Citizen Developer zu werden. Finden Sie deshalb ganz gezielt die Angestellten, die wirklich zu Ihrem Vorhaben passen.

Freiräume schaffen

Auch Zeit ist ein wichtiger Faktor: Jeder, der als Citizen Developer arbeiten soll, muss sich in die Tools einarbeiten und den richtigen Umgang damit erlernen. Bekommen die Interessenten nicht genügend Freiraum, werden sie unzufriedenstellende oder gar keine Ergebnisse produzieren. 

Auf die Qualität achten

Denken Sie auch beim Low-Code-Development an die Qualität. Anwendungen, die sich schlecht bedienen lassen oder unrund funktionieren, sorgen für Frust und bremsen die Digitalisierung von Prozessen aus. 

IT-Security ist ein “must have”
Ein absolutes No-Go sind Ergebnisse, die Sicherheitslücken aufweisen! Binden Sie bei der Einführung von Low-Code-Tools immer Ihre IT-Abteilung mit ein. Diese hat darauf zu achten, dass die Citizen Developer gemäß der Compliance- und Datenschutz-Vorgaben arbeiten. Zusätzlich ist es ratsam, Kontrollprozesse zu etablieren.

Gleitender Einstieg dank BOT

Citizen Development einzuführen, kann ziemlich zeitaufwendig sein. Möchten Sie einen “sanften” Einstieg haben, können Sie über das BOT-Modell (Build-Operate-Transfer) nachdenken. Hier entwickelt ein externer Dienstleister Ihr gewünschtes Produkt und Ihr Team übernimmt sukzessive den Betrieb und die Verbesserungen.

Eine weitere Lösung: Low Code Development auslagern

Können Sie in Ihrem Unternehmen kein Citizen Development etablieren, sollten Sie das Thema nicht ad acta legen. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, die Entwicklung auszulagern - zum Beispiel an Dienstleister wie CITRO. 

Wir realisieren für Sie maßgeschneiderte Lösungen mit Low-Code-Plattformen. Das hat den Vorteil, dass wir schnell und kosteneffizient zum Ziel kommen. Möchten Sie mehr darüber wissen? Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich.

BOT ist eine gute Methode, um die Vorteile von Outsourcing und Insourcing zu kombinieren. So funktioniert das spezielle Betreibermodell.

Lassen Sie Ihre Vorhaben nicht scheitern!

Die Digitalisierung schreitet mit raschen Schritten voran. Und zugleich herrscht ein wachsender IT-Fachkräftemangel vor. Unternehmen heuern deswegen Freelancer, Agenturen und andere externe Dienstleister an, um dringend benötigte IT-Projekte zu realisieren.

Mit viel Eifer und reichlichen Budgets werden tolle Konzepte entwickelt und umgesetzt - doch am Ende tritt gerne mal die große Ernüchterung ein. Zum Beispiel, ...

• weil das Ergebnis von den Unternehmen intern nicht betreut und weiterentwickelt werden kann.
• weil ein Betrieb über weiteres Outsourcing zu viel Aufwand kosten würde.
• weil das ganze Vorhaben das Budget sprengt.

Das Projekt scheitert, das Konzept und die Entwicklung waren für die Mülltonne. Kennen Sie diese Situation? Ein Weg, um solch einen Flop zu vermeiden, ist das BOT-Modell. 

Definition: Was bedeutet BOT?

Bei BOT handelt es sich um ein Akronym. Die Abkürzung mit den drei Buchstaben steht für "Build-Operate-Transfer".

Das BOT-Modell gilt im Deutschen als Betreibermodell und wird unter anderem bei öffentlichen Infrastruktur-Projekten angewendet. Bei der PPP ("Public Private Partnership") vergibt ein öffentlicher Auftraggeber ("Public") einen Auftrag an ein Unternehmen ("Private") und geht so eine Partnerschaft ("Partnership") ein. Zum Beispiel für den Bau einer Brücke oder eines Krankenhauses.

In der Privatwirtschaft gibt es ähnliche Betreibermodelle. Bei IT-Projekten setzen Unternehmen beispielsweise mit Build-Operate-Transfer auf eine Form des Outsourcings, um digitale Lösungen entwickeln zu lassen. In diesem Fall realisiert ein externer Auftragnehmer eine Software ("Build"), er betreut für einen gewissen Zeitraum den Betrieb ("Operate") und übergibt danach alles an den Auftraggeber ("Transfer").

Wie laufen BOT-Projekte ab?

Es gibt in der Regel vier Phasen:

Phase 1: "Plan"

Der Auftraggeber entwickelt ein Konzept und spricht das mit dem Auftragnehmer - zum Beispiel einer Agentur - ab. In diesem Rahmen werden unter anderem Projektpläne mit festen Milestones oder agile Meilensteine beschlossen.

Phase 2: "Build"

Der Dienstleister setzt das Vorhaben wie besprochen um. Dabei steht er im ständigen Austausch mit dem Auftraggeber. Der Auftraggeber baut währenddessen sukzessive eigene, interne Kapazitäten für die folgenden Phasen auf.

Phase 3: "Operate"

Das Digitalprodukt - beispielsweise ein neues Intranet - ist fertig und wird vom Dienstleister gehostet, getestet und betrieben. Die Experten des Auftraggebers arbeiten sich in die entsprechenden Technologien ein, um das Intranet zukünftig selbst betreuen zu können.

Phase 4: "Transfer"

Der Dienstleister übergibt schrittweise den Betrieb und die Weiterentwicklung an den Auftraggeber.

Was sind die Vorteile von "Build-Operate-Transfer"?

Blickt man durch die Brille des Auftraggebers, ergeben sich beim BOT-Modell folgende Vorteile für das Unternehmen:

• Es muss das benötigte Produkt nicht selbst entwickeln. Stattdessen kauft es durch das Outsourcing Fachwissen, Manpower und fremde Technologien ein. 
• Es kommt schneller zum Ergebnis. Denn die externen Unterstützer sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und fangen nicht bei Null an. 
• Es fällt bei Projektende nicht in ein “Schwarzes Loch”. Stattdessen wird das Unternehmen durch den externen Partner so lange bei der Hand genommen, bis es eigenständig die Software weiterentwickeln kann.
• Es kann eigene Kapazitäten mit dem benötigten Fachwissen aufbauen. Die internen Ressourcen müssen nicht von heute auf morgen loslegen, sondern werden sukzessive eingestellt.
• Es besteht keine erzwungene Abhängigkeit vom Dienstleister. Allerdings ist es möglich, bei Bedarf um Unterstützung zu fragen.

Schattenseiten: Was sind die Nachteile des BOT-Modells?

Für den Auftraggeber bedeutet ein Vorgehen nach "Build-Operate-Transfer", dass er…

• das Produkt nicht selbst entwickelt. Was ein Vorteil ist, kann auch ein Nachteil sein - denn es fehlt der tiefe Einblick in der technischen Umsetzung.
• anfangs mit höheren Ausgaben rechnen muss, da ein externer Dienstleister meist mehr als festangestellte Mitarbeiter kostet.
• eigene Fachkräfte anwerben, einarbeiten, fortbilden und bezahlen muss. So entstehen hohe, interne Kosten.
• die benötigten Fachkräfte nicht in der benötigten Zeit bis zur Übergabe einstellen kann. Das verzögert den Transfer, wodurch eine längere Abhängigkeit zum externen Partner entsteht.
• bei der Wahl des falschen Umsetzungspartners erhöhte Aufwände im Management- und bei der Qualitätskontrolle hat. Das geschieht häufig bei Nearshore- und Offshoring-Dienstleistern.

Management: Was muss bei BOT-Modell beachtet werden?

Ein BOT-Projekt ist kein klassisches Projekt. Deswegen sollten Sie ein paar Dinge vorab beachten und bedenken, damit Ihre vier Phasen reibungslos und erfolgreich verlaufen.

Projektplanung

Planen Sie als Auftraggeber das Produkt, das entstehen soll, möglichst gut durch. Definieren Sie wichtige Merkmale und halten Sie Ihre Produktvision fest. Verlieren Sie sich aber nicht in Details.

Flexibität

Bleiben Sie stets offen für Neues. Eine Software wird heutzutage in der Regel agil entwickelt. Das bedeutet, dass Sie viele kleine Iterationen durchlaufen, bei denen Sie Anpassungen vornehmen können. Etwa, weil sich die Anforderungen verändern oder weil Sie auf neue Marktgegebenheiten spontan reagieren müssen.

Teamgröße

Starten Sie das Projekt klein und schlank. Denn Sie wissen ja: Viele Köche verderben den Brei! Wenn das Konzept steht und die Entwicklung beginnt, sollten Sie schrittweise weitere Experten und Stakeholder hinzunehmen.

Prototyping

Setzen Sie für das MVP oder für den Prototypen auf gängige Software oder Open Source. Am besten verwenden Sie Low-Code-Tools, um schnell und kostengünstig zum Ziel zu gelangen. 

Konnektivität

Stimmen Sie sich eng mit der IT ab. Das Produkt und seine Software-Basis muss in die IT-Infrastruktur und -Systemlandschaft Ihres Unternehmens passen. Zum Beispiel hat ein neuer Onlineshop kompatibel zum eingesetzten PIM oder ERP zu sein.

IT-Security

Bringen Sie alle eingesetzten Systeme auf den aktuellen Stand der Technik und sichern Sie sie so gut wie möglich ab. Veraltete oder schlecht konfigurierte Systeme können beispielsweise ein Einfallstor für Hacker werden. 

Dokumentationen

Kein Software-Projekt darf ohne ausreichende Dokumentation entstehen. Fehlt diese, wird die Transfer-Phase unnötig schwer.

Testing

Denken Sie stets an die User. Testen Sie das Produkt bzw. das MVP möglichst früh an der Zielgruppe. Wiederholen Sie ständig diese Tests, um wichtige Erkenntnisse für Anpassungen zu gewinnen. 

Übergang

In der "Operate"-Phase muss das Entwicklungsteam die Software betreiben. Bis dahin benötigen Sie als Auftraggeber genügend interne und fachlich kompetente Ressourcen.

Debriefing

Zum Abschluss des BOT-Projektes ist ein Debriefing sinnvoll. Bei diesem Meeting werden unter anderem alle restlichen Unklarheiten beseitigt. Und Auftraggeber und Auftragnehmer tauschen sich über die Dinge aus, die gut und schlecht liefen. So können beide Parteien von der Zusammenarbeit etwas lernen und dadurch besser werden.

Unterstützung benötigt?

Suchen Sie einen externen Partner, mit dem Sie Ihre Prozesse digitalisieren können? Möchten Sie schnelle, schlanke Software-Projekte nach dem BOT-Modell umsetzen? Dann wenden Sie sich an uns! Das CITRO-Team steht Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Digitale Transformation zu beschleunigen.

Ein Intranet bietet einige Vorteile. So können Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen, um unter anderem die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Definition: Was ist eigentlich ein Intranet?

Der Begriff “Intranet” setzt sich aus den Wörtern “Intra” für “innerhalb” und “net” für “Network” zusammen. Das heißt: Ein Intranet ist ein Netzwerk innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.

Was macht ein Intranet so besonders?

Das Intranet einer Firma läuft unabhängig vom World Wide Web und anderen Formen des Internets. Das bedeutet, externe Personen haben auf ein Intranet keinen Zugriff - und das ist so gewollt. Denn in Intranets werden Internas, vertrauliche Informationen und wichtige Dokumente eines Unternehmens ausgetauscht. Deshalb werden die Netzwerke bewusst von der “Außenwelt” abgekapselt.

Welche Formen von Intranets gibt es?

Intranet ist ein Überbegriff für verschiedene Ausprägungen von internen Netzwerken. Hier ein paar Beispiele:

Digitales Magazin
Intranets waren früher häufig wie eine Internetseite oder ein Blog gestaltet. Das heißt, hier gab es News und Ankündigungen zum Nachlesen, damit alle Mitarbeiter über Internas stets informiert waren.

Wissensmanagement-Plattform
Die Weiterbildung aller Angestellter steht hier im Vordergrund. Es werden bei diesem Intranet beispielsweise Schulungsvideos, Tutorials, Online-Quiz und Ratgeber zur Verfügung gestellt.

Kollaboratives Intranet
Die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern wird mit dieser Intranet-Form vorangebracht. Hierfür gibt es zum Beispiel Tools für den Datenaustausch, fürs Taskmanagement und Messaging-Dienste.

Social Intranet
Dieses Intranet erinnert optisch an ein soziales Netzwerk und dient wie das kollaborative Intranet dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Foren und Chat-Gruppen stehen somit im Fokus.

Personal-Intranet
Onboarding-Informationen, Urlaubsanträge, Vorlagen für Spesenabrechnungen und dergleichen finden sich bei dieser Intranet-Form.

Oft sind Intranets eine Mischung aus verschiedenen Ausprägungen, um die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Das ist das Schöne an der Technologie: Man kann sie an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen.

Die Vorteile von Intranets für Unternehmen

Weshalb sollten Firmen ein Intranet aufbauen? Diese Vorteile sprechen für dein Einsatz der internen Netzwerke bzw. Plattformen:

Das sind die Herausforderung bei einem Intranet

Gewiss hat ein Intranet auch seine Nachteile und Hürden. Dazu zählen unter anderem diese:

Automatisierung für mehr Effizienz: So können Sie mit digitalen Workflows Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen.

Was ist ein Workflow?

Der englische Begriff “Workflow” bedeutet übersetzt ins Deutsche so viel wie “Arbeitsprozess” oder “Arbeitsablauf”. Somit ist ein Workflow eine sich wiederholende Aneinanderreihung von durchdachten und geplanten Arbeitsschritten und Aufgaben, um ein Ergebnis zu erreichen.

Beispiele für Workflows

• Der Einkauf von Produkten, die Freigabe durch Bevollmächtigte und die Rechnungsverarbeitung folgen in jedem Unternehmen individuellen Arbeitsabläufen.
• Wenn Kunden sich bei Ihrer Support-Hotline beschweren und die Anfragen richtig bearbeitet werden sollen, benötigen Sie hierzu kundenfreundliche Workflows.
• Die Ausschreibung von Stellen, die Vorstellungsgespräche und die Einstellung ergeben einen Bewerberprozess.

Was bringen digitale Arbeitsabläufe?

Richtig gut umgesetzte digitale Workflows beschleunigen einzelne Arbeitsschritte wie auch die Prozesse insgesamt. Das spart Ressourcen in Form von Zeit, Kosten und menschlicher Arbeitskraft. Zudem wird die Fehlerquote deutlich reduziert, was die Qualität der Arbeitsprozesse erhöht.

Auch bei Ihrer Kundschaft sorgen digitale Workflows für mehr Zufriedenheit: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise schnell und zuverlässig Dienstleistungen anbietet oder Produkte in höchster Qualität produziert, zahlt das positiv auf die Kundenzufriedenheit ein. Zufriedene Kunden werden häufig zu Stammkunden, die Ihnen mehr Umsatz als Neukunden einbringen.

Warum sollten Sie digitale Workflows setzen?

Nutzen Sie die Vorteile der Prozessdigitalisierung und trimmen Sie Ihre Workflows auf Effizienz. Effizienz bedeutet unter anderem, dass Sie nicht die Zeit Ihrer Fachkräfte für unnötige, redundante oder monotone Aufgaben einsetzen. Stattdessen sollten Sie Ihre Mitarbeiter sinnvollere Aufgaben durchführen. Damit können Sie das individuelle Know-how fördern und für eine bessere Arbeitsmotivation sorgen.

Wo und wie lassen sich Workflows digitalisieren?

Sehr viele Arbeitsabläufe lassen sich teilweise oder gar komplett digitalisieren. Hier ein paar Beispiele:

Von der Idee zur fertigen Anwendung in kürzester Zeit: Wie Low Code Ihre Entwicklungsprozesse deutlich beschleunigt und dabei Kosten spart.

Wie funktionieren die Low-Code-Plattformen?

Die “Software-Baukästen” sind oft recht einfach gestaltet und funktionieren nach dem LEGO-Prinzip: Einzelne Elemente und Funktionen lassen sich bequem zusammenklicken.

Für die Feinjustierung der Logik oder für die Implementierung spezieller Funktionen ist es nötig, ein wenig zu programmieren. Das Programmieren fällt aber in der Regel recht einfach aus, weswegen man vom “niedrigschwelligen Kodieren” oder eben Low Coding redet.

Wichtig: Der Programmcode, den Sie schreiben, mag zwar “low” wirken, doch die Plattform generiert im Hintergrund aus allen Elementen einen aufwändigen und funktionellen Code. Das heißt, die Ergebnisse können “unter der Haube” sehr kompliziert und leistungsfähig ausfallen!

Woher stammt das Konzept des Low Codings?

Low-Code-Plattformen werden derzeit von zahlreichen Unternehmen gepusht und mit großen Marketing-Budgets beworben. Doch das Thema ist alles andere als neu.

Die Idee, Software mit wenig Programmierkenntnissen entwickeln zu können, gibt es schon seit ein paar Jahrzehnten. So kam in den 1980er-Jahren das Rapid Application Development (RAD) auf, was dann im Model-Driven Software Development (MDSD) mündete.

Den Begriff “Low Code” brachte Forrester Research in einer Publikation auf, die 2014 erschien. Hierdurch etablierte sich die Bezeichnung für eine Art und Weise, wie Anwendungen mit speziellen Tools und wenig Codezeilen umgesetzt werden können.

Noch entschlackter: No Code statt Low Code

Eine radikalere Form des Low Code Developments sind die No-Code-Plattformen. Bei diesen “Baukästen” müssen Sie wirklich keine Programmier- oder Script-Sprache beherrschen. Die Tools funktionieren für die Anwender nur über grafische Benutzeroberflächen, mit denen Sie Ihre gewünschten Ergebnisse modellieren.

Beispiele für Low-Code-Plattformen

Mittlerweile tummeln sich zahlreiche Anbieter im Low-Code-Bereich. Neben namhaften Firmen wie Microsoft, SAP, Oracle und Salesforce haben auch viele kleine Softwareunternehmen eigenen Lösungen im Angebot.

Ein bekannter Anbieter aus Deutschland ist Intrexx. Als zertifizierter Intrexx-Partner setzen wir von CITRO unter anderem auf diese Low-Code-Plattform, um für unsere Kunden schnell und kosteneffizient Kundenportale, Intrants, Personalplanungssoftare und andere digitale Lösungen zu realisieren.

Wie und warum wendet man Low-Code-Tools an?

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen auf Low-Code-Plattformen setzen. Zum einen eignen sich die Werkzeuge sehr gut, um Software-Ideen und digitale Konzepte mit geringem Aufwand umzusetzen. Möchten Sie ein MVP (Minimum Viable Product), einen Prototypen oder ein POC (Proof of Concept) entwickeln, ist Low Code ein probates Mittel.

Dementsprechend sind Low-Code-Plattformen in Abteilungen, die agil vorgehen, sehr beliebt. Anhand des Ergebnisses lassen sich erste Kundenfeedbacsk einholen und nach der Lean-Startup-Methode weiterentwickeln.

Ein weiterer Grund, der für Low Code spricht, ist der sogenannte “War for Talents” im IT-Bereich: Alleine in Deutschland fehlten 2022 rund 137.000 Fachkräfte. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung wird sich die Lage verschärfen, Entwickler sind und bleiben ein “rares Gut”.

Citizen Developer und Low-Code-Agenturen springen in diese Lücke. Sie realisieren die dringend benötigten Digital-Projekte, ohne dass dafür eine Heerschar an Programmierern benötigt werden.

Das sind die Vorteile des Low Code Developments

• Unternehmen müssen keine großen Entwicklungsabteilungen aufbauen
• Anwendungen können ohne große Programmierkenntnisse realisiert werden
• Die Citizen Developer benötigen keine lange Einarbeitung
• Konzepte lassen sich schnell über MVPs und Prototypen testen
• Low-Code-Projekte sind meist rasch und günstig umzusetzen
• Schnelle Anpassungen an Marktdynamiken und Kudenerwartungen möglich
• Mehr Unabhängigkeit vom verschärften Fachkräftemangel

Die Folge ist eine erhöhte Effizienz und ein größerer Output. Derart lassen sich Projekte wie eine Prozessdigitalisierung ermöglichen, um die digitale Transformation Ihres Unternehmens voranzubringen.

Die Nachteile des “niedrigschwelligen Kodierens”

• Die Einarbeitung in Low-Code-Tools kostet Zeit
• Die Citizen Developer benötigen Schulungen und Freiraum für Experimente
• Manche Ergebnisse fallen unter Umständen nicht wie geplant aus
• Individualisierungen und spezielle Anpassungen sind vielleicht nicht möglich
• Die IT-Abteilung muss neue Richtlinien und Vorgaben erarbeiten

Letztgenannter Punkt ist sehr wichtig: Entstehen Anwendungen durch Citizen Developer, bildet sich eine sogenannte Schatten-IT. Auch diese muss gewartet und abgesichert werden, ansonsten entstehen unter Umständen gefährliche Sicherheitslücken.

Unser Tipp: Picken Sie sich die Rosinen raus!

Low-Code-Plattformen bieten einige Pluspunkte, von denen digital agierende Unternehmen definitiv profitieren. Doch man sollte auch die Schattenseiten betrachten: Trotz Low Code wird weiterhin ein gewisses Fachwissen im Bereich der Softwareentwicklung benötigt. Ansonsten entstehen die Projekte planlos, sie ufern aus und/oder die Ergebnisse enttäuschen.

Büroarbeit muss nicht monoton und zeitaufwendig sein. Ganz im Gegenteil! Heutzutage gilt es, die Prozesse zu digitalisieren, um die Effizienz zu steigern. Wir zeigen Ihnen Anhand von Beispielen auf, wie sich Ihr Büro digitalisieren lässt.

Digitalisierung des Büros: Was bedeutet das?

Das lässt sich nicht so einfach erklären. Denn der Begriff “Digitalisierung” umfasst unzählige Möglichkeiten. Dazu gehören simple Dinge wie die Umstellung auf E-Mail genauso wie komplizierte Technologien auf Basis von Machine Learning.

Doch: Wenn von der Digitalisierung der Büroarbeit geredet wird, ist in der Regel damit die Umstellung von analogen Arbeitsabläufen auf digitale Prozesse gemeint. Damit einher geht auch das Stichwort “Büro 4.0”, worunter man den weitestgehend voll digitalisierten und automatisierten Büro-Arbeitsplatz versteht.

Mit dem “Büro 4.0” könnte auch der Traum vom papierlosen Büro wahr werden. Denn: Wenn Informationen nur noch in Bits und Bytes vorliegen, benötigt man - theoretisch - kein Papier mehr. Und damit auch keine Aktenordner, Stifte und Locher mehr.

Beispiele, wie eine Digitalisierung im Büro aussehen kann

Wie gesagt gibt es nicht die eine Lösung, wie Sie Ihre Büroarbeit digitalisieren können. Vielmehr haben Sie zahlreiche Möglichkeiten zur Auswahl, um Ihre Tätigkeiten dank digitaler Tools und Plattformen schneller, effizienter, kundenfreundlicher und günstiger zu gestalten.

Hier ein paar ausgesuchte Beispiele:

Eine End-to-End-Digitalisierung ist wichtig, um Ihre Prozesse zu beschleunigen und Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen. Mehr dazu hier.

Was bedeutet End-to-End?

End-to-End, auch End2End oder E2E geschrieben, bezeichnet einen umfassenden Prozess. Dieser Prozess beinhaltet eine Kette mit Aktionen, die beispielsweise bei einem Kunden beginnt, Tätigkeiten bei Ihrem Unternehmen auslöst und dann beim Kunden wieder endet. Der Anfang und das Ende sind somit gleich.

Kundenportale sind ein Gewinn für Unternehmen und Kunden gleichermaßen. Wir klären hier die wichtigsten Fragen rund ums Thema Extranets und Service-Portale.

Was ist ein Kundenportal?

Bei einem Kundenportal handelt es sich um eine spezielle Website, bei der Kunden eines Unternehmens bestimmte Informationen abrufen oder Dienstleistungen nutzen können. Zum Beispiel ist es den User möglich, ihre letzten Bestellungen und Rechnungen einzusehen, ihre Kontaktdaten und Bankinformationen zu ändern, Dateien herunterzuladen oder Aufträge zu vergeben.

Da die Nutzer in einem (digitalen) Kundenportal eigenständig agieren, nennt man derartige Angebote auch Self-Service-Portale oder schlicht Service-Portale. Der Begriff Extranet ist ebenso geläufig.

Service-Portale: Beispiele

Kundenportale sind weit verbreitet, da Unternehmen jeder Größe und Branche verstanden haben, dass sie damit ihre Prozesse digitalisieren und verschlanken können. Hier ein paar Beispiele, wo Service-Portale zum Einsatz kommen:

• Immer mehr produzierende B2B Unternehmen, wie die Woertz AG, bieten ihren Kunden die Möglichkeit an, Produkte zu ordern oder After-Sales-Services für Reklamationen oder Gutschriften zu nutzen, um Prozesse zu beschleunigen und wertvolle Zeit zu sparen.
• Beim Rechenzentrum Maincubes One sehen die Mieter von Server-Kapazitäten im Service-Portal unter anderem “live”, wie gut die Performance der Infrastruktur ist. Mehr darüber erfahren Sie in unserer Success Story.
• Energieversorger wie die ENTEGA stellen ihren Kunden ihre monatlichen Rechnungen zur Verfügung. Außerdem können Zählerstände übermittelt und Anpassungen der Vorauszahlungen vorgenommen werden.

Was bringt ein Kundenportal?

Betreiben Sie ein Kundenportal, bringt das für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden gleichermaßen einige Vorteile mit sich. Unsere Tabelle fasst die wichtigsten Pluspunkte zusammen:

Zusammenfassend kann man sagen: Ein Service-Portal digitalisiert Prozesse und Tätigkeiten, die in der Vergangenheit manuell erledigt wurden, und macht sie derart effizienter. Und das auf Seite Ihres Unternehmens und auf Kundenseite.

Ein gutes Kundenportal bringt somit eine Win-Win-Situation. Sie und Ihre Kundschaft sparen eine wichtige Ressource: Zeit. Ihr Unternehmen hat zudem die Möglichkeit, wiederkehrende Anfragen (beispielsweise die Beantwortung der immer gleichen Kundenanfragen) auf ein Minimum zu reduzieren. Dadurch können Sie Ihre Mitarbeiter für sinnvollere Aufgaben einsetzen.

Im Idealfall schaffen Sie nicht nur ein Kunden- und Service-Portal, sondern führen eine umfassende Prozessdigitalisierung durch. Damit entsteht ein “Handshake” zwischen dem Digital Workspace und Ihrem Kundenportal.

Was macht ein gutes Kundenportal aus?

Aus Sicht der Kunden muss das Service-Portal einen Mehrwert bieten. Das heißt, es sollte eine zentrale Anlaufstelle sein, um wichtige Fragen zu beantworten und Anliegen zu erledigen. Darüber hinaus muss die Customer Experience positiv ausfallen: Nur wenn ein Kundenportal für alle Zielgruppen leicht verständlich und einfach zu bedienen ist, schafft es einen guten Eindruck. Fällt es Ihren Kunden schwer, das Portal zu nutzen oder sich zurechtzufinden, kostet sie das unnötig Zeit.

Anders ausgedrückt: Bringt ein Self-Service-Portal Ihrer Kundschaft keinen Vorteil, wird es nicht angenommen. Schlechte Extranets können sogar schädlich für Ihr Unternehmen sein. Dann laufen mehr Anfragen denn ja bei Ihrem Support auf und Sie erhalten unzufriedene Kunden.

Dementsprechend ist es eminent wichtig, dass Sie bei der Konzeption und Planung Ihres Kundenportals darauf achten, dass es wirklich eine Verbesserung bringt - für Ihre Kunden und für Ihr Unternehmen.

Wie setzt man ein Service-Portal um?

Gehen Sie die Umsetzung nicht zu überstürzt an! Der Launch eines Extranets sollte geplant erfolgen, damit das Projekt ein Erfolg wird. Als Entwickler für Kundenportale[1]  setzen wir dabei auf ein bewährtes, schrittweises Vorgehen.

Zuerst müssen Sie sich im Klaren sein, was Sie mit dem Service-Portal erreichen möchten. Definieren Sie genau die Kundengruppen, beschreiben Sie die Bedürfnisse der potentiellen User und setzen Sie sich Ziele. Leiten Sie daraus die Anforderungen für das Portal-Projekt ab.

Danach geht es an die Programmierung bzw. Erstellung des Kundenportals. Dieser Prozess sollte agil erfolgen, damit Sie schnell erste Ergebnisse erhalten. Über fortwährende Zielgruppen-Tests erhalten Sie wichtiges Feedback, das Sie nutzen, um Anpassungen vorzunehmen.

Nach mehreren Tests, Überarbeitungen, einer Qualitätssicherung und der finalen Abnahme erfolgt schließlich der Rollout. Doch damit sollte es nicht getan sein! Entwickeln Sie das Self-Service-Portal iterativ weiter, indem Sie neue Funktionen implementieren und bestehende optimieren.

Was sind die Erfolgskriterien für Ihr Kundenportal-Projekt?

Benutzerfreundlichkeit
Ihr Service-Portal sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, damit Kunden innerhalb kürzester Zeit auf die gewünschten Informationen und Dienstleistungen zugreifen können.

Zugangskontrolle
Nur berechtigte und reale Personen dürfen auf Ihr Service-Portal zugreifen. Dies kann beispielsweise durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erreicht werden.

Personalisierte Ansicht
Ihr Extranet hat jedem Benutzer eine personalisierte Ansicht zu bieten, die auf seinen spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben basiert. Dies kann durch die Verwendung von Profilen erreicht werden.

Echtzeit-Informationen
Ein digitales Kundenportal sollte in Echtzeit die Informationen bereitstellen, die für den jeweiligen Benutzer relevant sind. Derartige Informationen können unter anderem die Verfügbarkeit von Produkten (Onlineshop), der Energieverbrauch (Energieversorger) oder der Punktestand (Kundenbindungssystem) sein.

System-Vernetzung
Damit Ihr Portal Informationen und Daten darstellen kann, müssen Sie es mit relevanten Datenquellen verbinden. Das können CRM-, ERP- oder smarte Sensoren sein.

Responsive Design
Ein responsives Design ermöglicht es den Benutzern, Ihr Self-Service-Portal jederzeit und von überall aus zu nutzen - auf Smartphones, Tablets und Computern. Es kann zudem sinnvoll sein, zusätzlich eine Android- und iOS-App anzubieten.

Schnelligkeit und Zuverlässigkeit
Nur wenn Ihre Kunden schnell und bequem über Ihr Portal zum Ziel kommen, ist es ein gutes Portal. Sind Abläufe unklar, langsam oder kompliziert, kann Ihr Projekt scheitern.

Was kostet ein Kundenportal?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt zahlreiche Faktoren, die den Preis beeinflussen. Dazu gehören unter anderem Ihre Anforderungen, Ihr Know-how, die Projektdauer, die Komplexität und die Wahl der Software-Komponenten.

CITRO setzt bei der Entwicklung von Kundenportalen hauptsächlich auf sogenannte Low-Code-Tools wie Intrexx. Damit lassen sich Extranets, Intranets und andere digitale Lösungen in kürzester Zeit und mit einem überschaubaren Budget realisieren.

RPA-Roboter können als digitale Mitarbeiter fungieren, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das steckt hinter der zukunftsträchtigen Technologie.

Was ist ein RPA-Bot?

RPA-Bots sind Programme, die bei der Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz kommen. Diese Software-Roboter, verkürzt Bots genannt, werden dafür programmiert und trainiert, verschiedene manuelle Prozesse zu übernehmen und effizienter als Menschen zu erledigen.

Bei den RPA-Bots unterscheidet man zwischen Attended-Bots und Unattended-Bots. Attended-Bots kommen häufig bei der “normalen” Prozessdigitalisierung zum Einsatz. Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit und erleichtern so die Arbeitsabläufe. 

Unattended-Bots basieren häufig auf Machine-Learning-Algorithmen und arbeiten eigenständig. Sie führen autonom und damit im Hintergrund Tätigkeiten aus, ein menschliches Eingreifen ist nur selten nötig. 

Welche Aufgaben kann ein RPA-Bot ausführen?

Die Software-Roboter eignen sich besonders gut für repetitive und zeitfressende Prozesse und Tätigkeiten. Dazu gehören unter anderem diese Aufgaben:

• Abfragen von Datenbanken, Webseiten und Onlineshops
• Anmeldung bei Web- und Enterprise-Anwendungen
• Befolgung von Wenn/Dann-Entscheidungen und -Regeln
• Durchführung von komplizierten Berechnungen
• Extrahieren strukturierter Daten aus Dokumenten
• Wiederholendes Ausfüllen von Formularen
• Kopieren und Einfügen von Informationen
• Lesen und Schreiben in Datenbanken
• Öffnen von E-Mails und Anhängen
• Recherche und Scraping von Daten aus dem Internet
• Übertragen von Daten zwischen Systemen
• Sammeln von Statistiken aus sozialen Netzwerken

Mit diesen Skills lassen sich die Software-Bots in verschiedenen Bereichen einsetzen. Hier ein Beispiel, wie Ihr Unternehmen davon profitiert:

Für welche Unternehmensbereiche sind RPA-Bots geeignet?

RPA-Software bzw. die RPA-Roboter lassen sich in verschiedenen Geschäftsfeldern einsetzen. Beispielsweise in:

Kundendienst und Kundenbetreuung

• Hilfestellung bei Fragen
• Beratung der Kunden
• Bearbeitung von Feedback
• Versenden von Benachrichtigungen 
• Aktualisierung von Kundenprofilen

Marketing und Vertrieb

• Aktualisierung von CRM-Informationen
• Erstellung von Angebote
• Nachfragen bei Interessenten
• Berichterstattung für Kampagnen

Personalwesen und Mitarbeiterbetreuung

• Onboarding von neuen Kollegen
• Automatisierte Mitarbeiterbefragungen
• Verwaltung von Gehaltsabrechnungen
• Validierung von Zeiterfassungen

Finanzwesen und Buchhaltung

• Extraktion von Rechnungsinformationen
• Aufbereitung von Daten
• Automatisierte Rechnungsstellung
• Überprüfung der Ein- und Ausgänge

Einkauf und Beschaffung

• Validierung von Bestellungen
• Planung von Einkäufen
• Bearbeitung von Retouren
• Verwaltung von Verträgen

IT und Datenschutz

• Verwaltung von Incidents, 
• Migration großer Datenmengen
• Automatisierte Tests 
• Überwachung von IT-Security

Was kostet ein RPA-Bot?

Die Preise für einen Software-Robot hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von Ihren Anforderungen, Ihren technischen Voraussetzungen und der Häufigkeit der Anpassungen.

Unserer Erfahrung nach kostet ein Software-Bot, der voll in Ihre unternehmerischen Prozesse integriert wird und als digitale Arbeitskraft dient, nur ein Drittel eines Mitarbeiters. 

Tipp: Um Kosten beim Betrieb und der Wartung der Roboter planbar und flexibel zu halten, können Sie RPA-Bots von einem RPA-Dienstleister wie CITRO als RPA as a Service mieten. Hierdurch minimieren Sie Ihre internen Aufwände.

RPA sorgt für schnellere, günstigere und bessere Prozesse. Wir erklären Ihnen, was hinter der faszinierenden Technologie steckt und wie Sie diese nutzen können.

Definition: Was ist Robotic Process Automation?

Die Robotic Process Automation (kurz: RPA) ist ein zunehmend wichtiger Aspekt bei der Digitalisierung von Prozessen. Bei der Roboter-gestützten Prozessautomatisierung, so die deutsche Bezeichnung, werden “intelligente” Technologien genutzt, um manuelle Abläufe zu weiten Teilen oder gar komplett zu automatisieren.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

Bei der Robotic Process Automation kommen sogenannte RPA-Bots zum Einsatz. Diese programmiert und trainiert man darauf, menschliche Tätigkeiten zu imitieren und diese eigenständig zu erledigen.

Ist Robotic Process Automation mit KI gleichzusetzen?

Jein. Die RPA-Bots basieren häufig auf smarten Algorithmen, die aus dem Bereich ML (Machine Learning) stammen. Die “Maschinen” versuchen dabei, sich eigenständig neues Wissen anzueignen, um besser zu werden. 

In Zukunft werden viele Technologien im Bereich Robotic Process Automation sicherlich mit AI (Artificial Intelligence) bzw. KI (Künstliche Intelligenz) gleichzusetzen sein.

Warum gilt RPA als wichtig?

Viele Prozesse in Unternehmen bestehen aus sich wiederholenden, ineffizienten Tätigkeiten und Abläufen. Sicherlich ist das auch bei Ihnen der Fall. 

Mit RPA-Software und ähnlichen Technologien lassen sich repetitive Prozesse automatisieren und damit deutlich beschleunigen. Ziel der Automatisierung mittels RPA ist es, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und ihnen zu helfen, sich auf sinnvolle und wertschöpfende Aspekte zu konzentrieren.

Was sind die Vorteile von Robotic Process Automation?

RPA-Bots sind quasi digitale Mitarbeiter, die theoretisch 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr arbeiten. Sie erledigen ihre Aufgaben extrem schnell - und das bei einer konstant sehr hohen Qualität. Dies können Sie unter anderem dazu nutzen, um Prozesse zu beschleunigen und das Kundenerlebnis zu steigern.

Eine gut eingesetzte RPA-Software sorgt dafür, dass Ihre Fachkräfte sich auf ihre wahren Kompetenzen konzentrieren können, anstatt ihre teure Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben zu verschwenden. Zudem treibt die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen die digitale Transformation Ihres Unternehmen voran.

Beispiele: Wo kommt RPA-Software schon zum Einsatz?

Robot Process Automation setzt sich sukzessive durch. Beispielsweise unterstützt RPA-Software das Controlling von Unternehmen bei der Zusammenführung von Daten und Informationen. Hierbei “zapft” sie eigenständig verschiedene Quellen an, unter anderem über spezielle Schnittstellen.

In der Finanzbuchhaltung sind RPA-Bots gern gesehen. Die Verwaltung von Auftragseingängen, die Stellung von Rechnungen und die Überprüfung der Kontobewegungen lässt sich mit den “Robotern” bestens bewerkstelligen.

In der Kundenbetreuung spielt die Robot Process Automation ebenso ihre Stärken aus: Chatbots beantworten Anfragen, nehmen Aufträge entgegen oder helfen bei der Lösung von Problemen. Während die Kundenzufriedenheit steigt, sinken dauerhaft die Kosten im Support.

Auch im SAP-Umfeld kommt RPA-Technologie zum Einsatz. Mit der SAP Process Automation lassen sich beispielsweise Workflows automatisieren und Business-Entscheidungen schnell treffen.

Wie bedeutet RPA as a Service?

Die Entwicklung, Umsetzung, Betreuung und Weiterentwicklung von RPA-Lösungen kann sehr aufwändig sein. Nicht alle Unternehmen können die benötigten Ressourcen intern bereitstellen. In diesem Fall bietet sich Robot Process Automation as a Service (RPAaaS) an.

Bei RPAaaS bzw. RPA as a Service übernimmt ein RPA-Dienstleister alle technischen Aufgaben, beispielsweise die Bereitstellung der Infrastruktur und das Updaten der Bots. Ihr Unternehmen kann diesen Service flexibel und skalierbar buchen.

Welche Auswirkungen wird Robotic Process Automation zukünftig auf Prozesse und Ressourcen haben?

Um im globalen Wettstreit effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich mittelständische Unternehmen und Konzerne der RPA öffnen. Auch kleine Betriebe und StartUps sollten schnellstmöglich die Vorteile nutzen - schon alleine, um dem wachsenden Fachkräftemangel entgegenwirken zu können.

RPA-Software wird mittelfristig in modern agierenden Unternehmen gang und gäbe sein. Die Bots nehmen die Rolle von echten Mitarbeitern ein und unterstützen die Fachkräfte bei der tagtäglichen Arbeit. Wenn die Algorithmen den Status “Künstliche Intelligenz” erreichen, werden sie zahlreiche Aufgabengebiete eigenständig erledigen. Damit bekommt Ihr Unternehmen die Chance, sich besser den schnell wandelnden Marktsituationen anzupassen (Stichwort: Krisen) und in kürzeren Zyklen notwendige Innovationen voran zu treiben