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Softwareentwicklung ohne gelernte oder studierte Programmierer - geht das? Oh ja! Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu sogenannten Citizen Developer um. Das müssen Sie dabei unbedingt beachten.

Was sind Citizen Developer?

Ins Deutsche übersetzt bedeutet “Citizen Developer” so viel wie “ziviler Entwickler”. Damit ist gemeint, dass theoretisch jeder ohne spezielle Programmierkenntnisse eigene Software-Anwendungen entwickeln kann. Um das möglich zu machen, kommen Low-Code-Tools wie Intrexx oder RPA Tools wie der Citrobot zum Einsatz.

Im Idealfall erfassen und redefinieren Citizen Developer zuerst mit ihren Teams vorhandene Prozesse. Danach setzen sie hauptsächlich über grafische Benutzeroberflächen die gewünschten Applikationen um. Das können Business-Anwendungen sein, die beispielsweise Daten aus verschiedenen Quellen aggregieren oder Prozesse digitalisieren und automatisieren.

Das bedeutet: Dank Low-Code-Plattformen ist es Laien bzw. Nicht-Programmierern möglich, Web-Anwendungen und Apps zu entwickeln. Dafür müssen sie wenig bis gar keine Zeile Programmcode schreiben, was die Realisierung eines Software-Projektes stark vereinfacht.

Diese Vorteile bringen Citizen Developer

Welche Nachteile hat das Citizen Development?

Sicherheitslücken sind eine große Gefahr!

Durch den Einsatz von Citizen Developer entsteht in Ihrem Unternehmen möglicherweise eine "Schatten-IT". Denn die Nicht-Programmierer, die mit Low Code neue Anwendungen entwickeln, arbeiten oft losgelöst von der eigentlichen IT- oder Development-Abteilung. Das ist einerseits gut, denn derart können die kreativen Laien-Entwickler flott und ohne großartige Konventionen ihre Ideen verfolgen. 

Andererseits resultieren daraus (unnötige) Parallelsysteme und Applikationen, die nicht durch die IT-Security-Maßnahmen der IT-Fachabteilung geprüft sind. Deshalb geht beispielsweise Forresterr davon aus, dass 2023 die ersten großen Sicherheitsverletzungen durch Citizen Development verursacht werden könnten. 

So lassen sich die Risiken minimieren

Seien Sie sich der Nachteile bewusst und steuern Sie aktiv dagegen an. Zum Beispiel so:

Kompetenzen finden

Jeder Mitarbeiter kann dank Low-Code-Plattformen zum Software-Developer werden - dieses Versprechen klingt klasse. Leider entspricht es nicht ganz der Realität. Denn: Nicht jeder Mensch hat das Interesse und die Befähigung, ein Citizen Developer zu werden. Finden Sie deshalb ganz gezielt die Angestellten, die wirklich zu Ihrem Vorhaben passen.

Freiräume schaffen

Auch Zeit ist ein wichtiger Faktor: Jeder, der als Citizen Developer arbeiten soll, muss sich in die Tools einarbeiten und den richtigen Umgang damit erlernen. Bekommen die Interessenten nicht genügend Freiraum, werden sie unzufriedenstellende oder gar keine Ergebnisse produzieren. 

Auf die Qualität achten

Denken Sie auch beim Low-Code-Development an die Qualität. Anwendungen, die sich schlecht bedienen lassen oder unrund funktionieren, sorgen für Frust und bremsen die Digitalisierung von Prozessen aus. 

IT-Security ist ein “must have”
Ein absolutes No-Go sind Ergebnisse, die Sicherheitslücken aufweisen! Binden Sie bei der Einführung von Low-Code-Tools immer Ihre IT-Abteilung mit ein. Diese hat darauf zu achten, dass die Citizen Developer gemäß der Compliance- und Datenschutz-Vorgaben arbeiten. Zusätzlich ist es ratsam, Kontrollprozesse zu etablieren.

Gleitender Einstieg dank BOT

Citizen Development einzuführen, kann ziemlich zeitaufwendig sein. Möchten Sie einen “sanften” Einstieg haben, können Sie über das BOT-Modell (Build-Operate-Transfer) nachdenken. Hier entwickelt ein externer Dienstleister Ihr gewünschtes Produkt und Ihr Team übernimmt sukzessive den Betrieb und die Verbesserungen.

Eine weitere Lösung: Low Code Development auslagern

Können Sie in Ihrem Unternehmen kein Citizen Development etablieren, sollten Sie das Thema nicht ad acta legen. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, die Entwicklung auszulagern - zum Beispiel an Dienstleister wie CITRO. 

Wir realisieren für Sie maßgeschneiderte Lösungen mit Low-Code-Plattformen. Das hat den Vorteil, dass wir schnell und kosteneffizient zum Ziel kommen. Möchten Sie mehr darüber wissen? Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich.

BOT ist eine gute Methode, um die Vorteile von Outsourcing und Insourcing zu kombinieren. So funktioniert das spezielle Betreibermodell.

Lassen Sie Ihre Vorhaben nicht scheitern!

Die Digitalisierung schreitet mit raschen Schritten voran. Und zugleich herrscht ein wachsender IT-Fachkräftemangel vor. Unternehmen heuern deswegen Freelancer, Agenturen und andere externe Dienstleister an, um dringend benötigte IT-Projekte zu realisieren.

Mit viel Eifer und reichlichen Budgets werden tolle Konzepte entwickelt und umgesetzt - doch am Ende tritt gerne mal die große Ernüchterung ein. Zum Beispiel, ...

Das Projekt scheitert, das Konzept und die Entwicklung waren für die Mülltonne. Kennen Sie diese Situation? Ein Weg, um solch einen Flop zu vermeiden, ist das BOT-Modell. 

Definition: Was bedeutet BOT?

Bei BOT handelt es sich um ein Akronym. Die Abkürzung mit den drei Buchstaben steht für "Build-Operate-Transfer".

Das BOT-Modell gilt im Deutschen als Betreibermodell und wird unter anderem bei öffentlichen Infrastruktur-Projekten angewendet. Bei der PPP ("Public Private Partnership") vergibt ein öffentlicher Auftraggeber ("Public") einen Auftrag an ein Unternehmen ("Private") und geht so eine Partnerschaft ("Partnership") ein. Zum Beispiel für den Bau einer Brücke oder eines Krankenhauses.

In der Privatwirtschaft gibt es ähnliche Betreibermodelle. Bei IT-Projekten setzen Unternehmen beispielsweise mit Build-Operate-Transfer auf eine Form des Outsourcings, um digitale Lösungen entwickeln zu lassen. In diesem Fall realisiert ein externer Auftragnehmer eine Software ("Build"), er betreut für einen gewissen Zeitraum den Betrieb ("Operate") und übergibt danach alles an den Auftraggeber ("Transfer").

Wie laufen BOT-Projekte ab?

Es gibt in der Regel vier Phasen:

Phase 1: "Plan"

Der Auftraggeber entwickelt ein Konzept und spricht das mit dem Auftragnehmer - zum Beispiel einer Agentur - ab. In diesem Rahmen werden unter anderem Projektpläne mit festen Milestones oder agile Meilensteine beschlossen.

Phase 2: "Build"

Der Dienstleister setzt das Vorhaben wie besprochen um. Dabei steht er im ständigen Austausch mit dem Auftraggeber. Der Auftraggeber baut währenddessen sukzessive eigene, interne Kapazitäten für die folgenden Phasen auf.

Phase 3: "Operate"

Das Digitalprodukt - beispielsweise ein neues Intranet - ist fertig und wird vom Dienstleister gehostet, getestet und betrieben. Die Experten des Auftraggebers arbeiten sich in die entsprechenden Technologien ein, um das Intranet zukünftig selbst betreuen zu können.

Phase 4: "Transfer"

Der Dienstleister übergibt schrittweise den Betrieb und die Weiterentwicklung an den Auftraggeber.

Was sind die Vorteile von "Build-Operate-Transfer"?

Blickt man durch die Brille des Auftraggebers, ergeben sich beim BOT-Modell folgende Vorteile für das Unternehmen:

Schattenseiten: Was sind die Nachteile des BOT-Modells?

Für den Auftraggeber bedeutet ein Vorgehen nach "Build-Operate-Transfer", dass er…

Management: Was muss bei BOT-Modell beachtet werden?

Ein BOT-Projekt ist kein klassisches Projekt. Deswegen sollten Sie ein paar Dinge vorab beachten und bedenken, damit Ihre vier Phasen reibungslos und erfolgreich verlaufen.

Projektplanung

Planen Sie als Auftraggeber das Produkt, das entstehen soll, möglichst gut durch. Definieren Sie wichtige Merkmale und halten Sie Ihre Produktvision fest. Verlieren Sie sich aber nicht in Details.

Flexibität

Bleiben Sie stets offen für Neues. Eine Software wird heutzutage in der Regel agil entwickelt. Das bedeutet, dass Sie viele kleine Iterationen durchlaufen, bei denen Sie Anpassungen vornehmen können. Etwa, weil sich die Anforderungen verändern oder weil Sie auf neue Marktgegebenheiten spontan reagieren müssen.

Teamgröße

Starten Sie das Projekt klein und schlank. Denn Sie wissen ja: Viele Köche verderben den Brei! Wenn das Konzept steht und die Entwicklung beginnt, sollten Sie schrittweise weitere Experten und Stakeholder hinzunehmen.

Prototyping

Setzen Sie für das MVP oder für den Prototypen auf gängige Software oder Open Source. Am besten verwenden Sie Low-Code-Tools, um schnell und kostengünstig zum Ziel zu gelangen. 

Konnektivität

Stimmen Sie sich eng mit der IT ab. Das Produkt und seine Software-Basis muss in die IT-Infrastruktur und -Systemlandschaft Ihres Unternehmens passen. Zum Beispiel hat ein neuer Onlineshop kompatibel zum eingesetzten PIM oder ERP zu sein.

IT-Security

Bringen Sie alle eingesetzten Systeme auf den aktuellen Stand der Technik und sichern Sie sie so gut wie möglich ab. Veraltete oder schlecht konfigurierte Systeme können beispielsweise ein Einfallstor für Hacker werden. 

Dokumentationen

Kein Software-Projekt darf ohne ausreichende Dokumentation entstehen. Fehlt diese, wird die Transfer-Phase unnötig schwer.

Testing

Denken Sie stets an die User. Testen Sie das Produkt bzw. das MVP möglichst früh an der Zielgruppe. Wiederholen Sie ständig diese Tests, um wichtige Erkenntnisse für Anpassungen zu gewinnen. 

Übergang

In der "Operate"-Phase muss das Entwicklungsteam die Software betreiben. Bis dahin benötigen Sie als Auftraggeber genügend interne und fachlich kompetente Ressourcen.

Debriefing

Zum Abschluss des BOT-Projektes ist ein Debriefing sinnvoll. Bei diesem Meeting werden unter anderem alle restlichen Unklarheiten beseitigt. Und Auftraggeber und Auftragnehmer tauschen sich über die Dinge aus, die gut und schlecht liefen. So können beide Parteien von der Zusammenarbeit etwas lernen und dadurch besser werden.

Unterstützung benötigt?

Suchen Sie einen externen Partner, mit dem Sie Ihre Prozesse digitalisieren können? Möchten Sie schnelle, schlanke Software-Projekte nach dem BOT-Modell umsetzen? Dann wenden Sie sich an uns! Das CITRO-Team steht Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Digitale Transformation zu beschleunigen.

Ein Intranet bietet einige Vorteile. So können Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen, um unter anderem die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Definition: Was ist eigentlich ein Intranet?

Der Begriff “Intranet” setzt sich aus den Wörtern “Intra” für “innerhalb” und “net” für “Network” zusammen. Das heißt: Ein Intranet ist ein Netzwerk innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.

Was macht ein Intranet so besonders?

Das Intranet einer Firma läuft unabhängig vom World Wide Web und anderen Formen des Internets. Das bedeutet, externe Personen haben auf ein Intranet keinen Zugriff - und das ist so gewollt. Denn in Intranets werden Internas, vertrauliche Informationen und wichtige Dokumente eines Unternehmens ausgetauscht. Deshalb werden die Netzwerke bewusst von der “Außenwelt” abgekapselt.

Welche Formen von Intranets gibt es?

Intranet ist ein Überbegriff für verschiedene Ausprägungen von internen Netzwerken. Hier ein paar Beispiele:

Digitales Magazin
Intranets waren früher häufig wie eine Internetseite oder ein Blog gestaltet. Das heißt, hier gab es News und Ankündigungen zum Nachlesen, damit alle Mitarbeiter über Internas stets informiert waren.

Wissensmanagement-Plattform
Die Weiterbildung aller Angestellter steht hier im Vordergrund. Es werden bei diesem Intranet beispielsweise Schulungsvideos, Tutorials, Online-Quiz und Ratgeber zur Verfügung gestellt.

Kollaboratives Intranet
Die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern wird mit dieser Intranet-Form vorangebracht. Hierfür gibt es zum Beispiel Tools für den Datenaustausch, fürs Taskmanagement und Messaging-Dienste.

Social Intranet
Dieses Intranet erinnert optisch an ein soziales Netzwerk und dient wie das kollaborative Intranet dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Foren und Chat-Gruppen stehen somit im Fokus.

Personal-Intranet
Onboarding-Informationen, Urlaubsanträge, Vorlagen für Spesenabrechnungen und dergleichen finden sich bei dieser Intranet-Form.

Oft sind Intranets eine Mischung aus verschiedenen Ausprägungen, um die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Das ist das Schöne an der Technologie: Man kann sie an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen.

Die Vorteile von Intranets für Unternehmen

Weshalb sollten Firmen ein Intranet aufbauen? Diese Vorteile sprechen für dein Einsatz der internen Netzwerke bzw. Plattformen:

Kommunikation
Ein Intranet dient dazu, die Kommunikation in einem Unternehmen zu verbessern. So können News und andere wichtige Informationen gepostet werden. Derart kriegt im Idealfall jeder Mitarbeiter mit, was die neue Geschäftsstrategie ist, wo eine Niederlassung eröffnet wurde oder welche Projekte kommen.

Austausch
Moderne Intranets gehen in Richtung Social Intranet und Collaboration Intranet. Denn Unternehmen sind daran interessiert, dass nicht nur von “top down” kommuniziert wird, sondern dass auch ein Austausch über alle Ebenen hinweg stattfindet. Zudem hilft ein Intranet beim Austausch, wenn die Mitarbeiter viel im Home Office oder als Geschäftsreisende unterwegs sind.

Wissenstransfer
Ein Intranet eignet sich sehr gut, um bestehendes Wissen fest zu halten, damit möglichst viele davon profitieren. Es lassen sich damit unter anderem Schulungsdokumente und -Videos einbinden und interaktive Weiterbildungen anbieten.

Zusammenarbeit
Über eine Intranet-Plattform können Collaboration-Tools angebunden werden, welche die Zusammenarbeit fördern - besonders, wenn es häufig Remote Work in einem Unternehmen gibt. Das Intranet nimmt dabei die Rolle eines zentralen Hubs ein, über das man zum Beispiel gemeinsam Dokumente bearbeitet.

Prozessdigitalisierung
Ein Intranet unterstützt die digitale Transformation von Unternehmen. Arbeitsabläufe, die in der Vergangenheit analog oder nur teilweise digital erledigt wurden, erfolgen im Rahmen einer Prozessdigitalisierung komplett digital. Das beschleunigt die gesamte Digitalisierung einer Firma.

Sicherheit
Informationen, die nicht nach außen gelangen dürfen, sind gut in einem Intranet aufgehoben. Wichtig ist dabei, dass das Intranet durch verschiedene IT-Security-Maßnahmen geschützt wird, sodass wirklich keine Externen auf die Daten zugreifen können.

Das sind die Herausforderung bei einem Intranet

Gewiss hat ein Intranet auch seine Nachteile und Hürden. Dazu zählen unter anderem diese:

Kosten
Das Aufsetzen und die Einrichtung eines Intranets ist mit Aufwänden verbunden, die am Ende Geld kosten. Auch für die Wartung und Verbesserung benötigt man ein Budget.

Einbindung
Soll ein Intranet nicht “stand alone” funktionieren, sondern mit anderen Systemen wie einem CMS, einem CRM oder speziellen Collaboration-Tools verbunden werden, kann das aufwändig sein. Besonders, wenn die Software-Lösungen inkompatibel zueinander sind und es keine geeigneten Schnittstellen gibt.

Akzeptanz
Ein Intranet macht nur Sinn, wenn es die Mitarbeiter regelmäßig nutzen. Verstehen die Angestellten die Bedienung nicht oder will keiner an der Pflege mitwirken, wird das interne Netzwerk schnell verwaisen.

Sicherheit
Wird ein Intranet nicht richtig gesichert, können Hacker und andere Cyberkriminelle eindringen und Daten stehlen. Oder die Angreifer nutzen das System, um wichtige Bereiche des Unternehmens lahm zu legen.

Wer erstellt ein Intranet?

Zum einen können interne IT-Abteilungen mit Tools “von der Stange” ein Intranet aufbauen. Zum anderen gibt es zahlreiche Dienstleister, die darauf spezialisiert sind, individuelle Lösungen zu erstellen

Automatisierung für mehr Effizienz: So können Sie mit digitalen Workflows Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen.

Was ist ein Workflow?

Der englische Begriff “Workflow” bedeutet übersetzt ins Deutsche so viel wie “Arbeitsprozess” oder “Arbeitsablauf”. Somit ist ein Workflow eine sich wiederholende Aneinanderreihung von durchdachten und geplanten Arbeitsschritten und Aufgaben, um ein Ergebnis zu erreichen.

Beispiele für Workflows

Was bringen digitale Arbeitsabläufe?

Richtig gut umgesetzte digitale Workflows beschleunigen einzelne Arbeitsschritte wie auch die Prozesse insgesamt. Das spart Ressourcen in Form von Zeit, Kosten und menschlicher Arbeitskraft. Zudem wird die Fehlerquote deutlich reduziert, was die Qualität der Arbeitsprozesse erhöht.

Auch bei Ihrer Kundschaft sorgen digitale Workflows für mehr Zufriedenheit: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise schnell und zuverlässig Dienstleistungen anbietet oder Produkte in höchster Qualität produziert, zahlt das positiv auf die Kundenzufriedenheit ein. Zufriedene Kunden werden häufig zu Stammkunden, die Ihnen mehr Umsatz als Neukunden einbringen.

Warum sollten Sie digitale Workflows setzen?

Nutzen Sie die Vorteile der Prozessdigitalisierung und trimmen Sie Ihre Workflows auf Effizienz. Effizienz bedeutet unter anderem, dass Sie nicht die Zeit Ihrer Fachkräfte für unnötige, redundante oder monotone Aufgaben einsetzen. Stattdessen sollten Sie Ihre Mitarbeiter sinnvollere Aufgaben durchführen. Damit können Sie das individuelle Know-how fördern und für eine bessere Arbeitsmotivation sorgen.

Wo und wie lassen sich Workflows digitalisieren?

Sehr viele Arbeitsabläufe lassen sich teilweise oder gar komplett digitalisieren. Hier ein paar Beispiele:

Digitaler Rechnungsworkflow

Eingehende Rechnungen (beispielsweise per E-Mail) werden von einem System automatisch geöffnet, geprüft und dem Sachbearbeiter zur Freigabe zugeordnet. Auch die Zahlungsüberweisungen, Buchungen und Archivierungen sind sehr gut digitalisierbar und automatisierbar.

Digitaler Posteingang Workflow

Bei der digitalen Eingangsverarbeitung wird Briefpost eingescannt, die Inhalte automatisch dem passenden Empfänger zugeordnet und über ein Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt.

Digitaler Workflow in einer Druckerei

Mit speziellen Systemen lassen sich die Prozesse in einer Druckerei deutlich beschleunigen. Diese sorgen für eine effizientere Auftragsannahme, Druckmaschinen-Vorbereitung, Verpackung und Auslieferung der Druckerzeugnisse.

Digitaler Workflow in einem Autohaus

Terminvereinbarung per Online-Kalender, Benachrichtigungen per SMS, papierlose Bearbeitung von Aufträgen, kontaktlose Fahrzeugübergäbe per QR-Code und vieles mehr: Auch bei Autohändlern und KfZ-Werkstätten lassen sich viele Prozesse digitalisieren.

Digitaler Workflow in der Zahnmedizin

Von der Erfassung mit 3D-Scannern über die Modellierung am PC bis zur Übertragung an den Zahntechniker per Internet: Die Workflows bei modernen Zahnärzten und Dentallaboren laufen sehr digital ab, um Zeit und Kosten zu sparen.

Digitaler Workflow im Maschinenbau

Auch im Maschinenbau lassen sich viele Abläufe digitalisieren und damit effizienter gestalten. Zum Beispiel sorgen Simulationen am PC dafür, dass vor der Produktion möglichst viele Fehler gefunden werden, und Digitale Zwillinge bilden das Verhalten der realen Maschine ab. Damit sollte auch die Predictive Maintenance, die vorausschauende Wartung, Hand in Hand gehen.

Digitale Workflows bei Personaldienstleistern

Das Ausschreiben von freien Stellen über soziale Netzwerke, die automatisierte Terminvergabe für Bewerbungsgespräche oder die Einweisung der neuen Angestellten über Videokurse: Das Recruiting von neuen Mitarbeitern und das anschließende Onboarding können durch digitale Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt werden.

Digitale Workflows in der Verwaltung

Die Zeiten, in denen Dokumente in Papierform bearbeitet und archiviert wurden, sollten eigentlich vorbei sein. Beispielsweise ist es durch Dokumenten-Management-Systeme (DMS) möglich, den “Papierkram” voll digital zu erledigen.

Wie kann man Abläufe digitalisieren?

Die Digitalisierung von Workflows ist ein Projekt, in das Sie genügend Zeit, Energie und Budget investieren sollten. Denn es bringt Ihrem Unternehmen nichts, wenn Sie schlechte Prozesse digital abbilden oder gute Arbeitsabläufe schlecht digitalisieren.

Deshalb sollten Sie genügend Ressourcen in die Planung des Vorhabens stecken. Dabei gilt es, unter anderem diese Aspekte anzugehen:

  • Auswahl: Welche Workflows sollen digitalisiert werden? Warum diese und nicht andere?
  • Zielsetzung: Was möchten Sie mit der Digitalisierung der Arbeitsabläufe erreichen? Welche Kennzahlen setzen Sie an, um den Erfolg zu messen?
  • Übersicht: Erstellen Sie eine Ist-Aufnahme, indem Sie die Workflows genau untersuchen und dokumentieren.
  • Konzeption: Erarbeiten Sie Lösungen, wie Sie die ausgesuchten Arbeitsabläufe mit digitalen Tools und Systemen effizienter und besser gestalten können.
  • Innovation: Bilden Sie nicht 1:1 die alten Workflows ab, sondern erschaffen sie neue, zeitgemäßere und schlankere Arbeitsabläufe.
  • Testen: Versuchen Sie, über Prototypen oder MVPs (Minimum Viable Products) Ihre Konzepte vorab im Kleinen zu testen, bevor Sie mit der großen Umsetzung loslegen.
  • Zielgruppen-Tests: Sind die neuen digitalen Workflows wirklich besser? Holen Sie sich frühzeitig und fortwährend Nutzer- bzw. Kunden-Feedback ein.
  • Optimierung: Ihr Digitalisierungsprojekt sollte kein Ende haben. Arbeiten Sie stattdessen kontinuierlich daran, Ihre Workflows anzupassen und zu verbessern.

Von der Idee zur fertigen Anwendung in kürzester Zeit: Wie Low Code Ihre Entwicklungsprozesse deutlich beschleunigt und dabei Kosten spart.

Was ist Low Code?

Low Code stellt eine Möglichkeit dar, um Anwendungen wie Online-Tools und Apps mit wenig Programmierkenntnissen zu erstellen. In der Regel werden die Ergebnisse über sogenannte Low-Code-Plattformen im Drag- und Drop-Verfahren entwickelt. Sie müssen dazu nur wenige Zeilen Code schreiben.

Wie funktionieren die Low-Code-Plattformen?

Die “Software-Baukästen” sind oft recht einfach gestaltet und funktionieren nach dem LEGO-Prinzip: Einzelne Elemente und Funktionen lassen sich bequem zusammenklicken.

Für die Feinjustierung der Logik oder für die Implementierung spezieller Funktionen ist es nötig, ein wenig zu programmieren. Das Programmieren fällt aber in der Regel recht einfach aus, weswegen man vom “niedrigschwelligen Kodieren” oder eben Low Coding redet.

Wichtig: Der Programmcode, den Sie schreiben, mag zwar “low” wirken, doch die Plattform generiert im Hintergrund aus allen Elementen einen aufwändigen und funktionellen Code. Das heißt, die Ergebnisse können “unter der Haube” sehr kompliziert und leistungsfähig ausfallen!

Vom Low Code zum Citizen Developer

Die Low-Code-Tools sind eine Hilfe, damit Laien und weniger versierte Programmierer schnell Software-Ergebnisse produzieren können. Derartige Anwender nennt man Citizen Developer.

Die “zivilen Entwickler”, so die deutsche Übersetzung für “Citizen Developer”, setzen regelmäßig IT-Konzepte und -Projekte mit Low-Code-Plattformen um. Sie gehören meist nicht offiziell zu einer Entwicklungsabteilung, sondern sitzen beispielsweise im Marketing oder in einem Kreativteam.

Woher stammt das Konzept des Low Codings?

Low-Code-Plattformen werden derzeit von zahlreichen Unternehmen gepusht und mit großen Marketing-Budgets beworben. Doch das Thema ist alles andere als neu.

Die Idee, Software mit wenig Programmierkenntnissen entwickeln zu können, gibt es schon seit ein paar Jahrzehnten. So kam in den 1980er-Jahren das Rapid Application Development (RAD) auf, was dann im Model-Driven Software Development (MDSD) mündete.

Den Begriff “Low Code” brachte Forrester Research in einer Publikation auf, die 2014 erschien. Hierdurch etablierte sich die Bezeichnung für eine Art und Weise, wie Anwendungen mit speziellen Tools und wenig Codezeilen umgesetzt werden können.

Noch entschlackter: No Code statt Low Code

Eine radikalere Form des Low Code Developments sind die No-Code-Plattformen. Bei diesen “Baukästen” müssen Sie wirklich keine Programmier- oder Script-Sprache beherrschen. Die Tools funktionieren für die Anwender nur über grafische Benutzeroberflächen, mit denen Sie Ihre gewünschten Ergebnisse modellieren.

Beispiele für Low-Code-Plattformen

Mittlerweile tummeln sich zahlreiche Anbieter im Low-Code-Bereich. Neben namhaften Firmen wie Microsoft, SAP, Oracle und Salesforce haben auch viele kleine Softwareunternehmen eigenen Lösungen im Angebot.

Ein bekannter Anbieter aus Deutschland ist Intrexx. Als zertifizierter Intrexx-Partner setzen wir von CITRO unter anderem auf diese Low-Code-Plattform, um für unsere Kunden schnell und kosteneffizient Kundenportale, Intrants, Personalplanungssoftare und andere digitale Lösungen zu realisieren.

Wie und warum wendet man Low-Code-Tools an?

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen auf Low-Code-Plattformen setzen. Zum einen eignen sich die Werkzeuge sehr gut, um Software-Ideen und digitale Konzepte mit geringem Aufwand umzusetzen. Möchten Sie ein MVP (Minimum Viable Product), einen Prototypen oder ein POC (Proof of Concept) entwickeln, ist Low Code ein probates Mittel.

Dementsprechend sind Low-Code-Plattformen in Abteilungen, die agil vorgehen, sehr beliebt. Anhand des Ergebnisses lassen sich erste Kundenfeedbacsk einholen und nach der Lean-Startup-Methode weiterentwickeln.

Ein weiterer Grund, der für Low Code spricht, ist der sogenannte “War for Talents” im IT-Bereich: Alleine in Deutschland fehlten 2022 rund 137.000 Fachkräfte. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung wird sich die Lage verschärfen, Entwickler sind und bleiben ein “rares Gut”.

Citizen Developer und Low-Code-Agenturen springen in diese Lücke. Sie realisieren die dringend benötigten Digital-Projekte, ohne dass dafür eine Heerschar an Programmierern benötigt werden.

Das sind die Vorteile des Low Code Developments

Die Folge ist eine erhöhte Effizienz und ein größerer Output. Derart lassen sich Projekte wie eine Prozessdigitalisierung ermöglichen, um die digitale Transformation Ihres Unternehmens voranzubringen.

Die Nachteile des “niedrigschwelligen Kodierens”

Letztgenannter Punkt ist sehr wichtig: Entstehen Anwendungen durch Citizen Developer, bildet sich eine sogenannte Schatten-IT. Auch diese muss gewartet und abgesichert werden, ansonsten entstehen unter Umständen gefährliche Sicherheitslücken.

Unser Tipp: Picken Sie sich die Rosinen raus!

Low-Code-Plattformen bieten einige Pluspunkte, von denen digital agierende Unternehmen definitiv profitieren. Doch man sollte auch die Schattenseiten betrachten: Trotz Low Code wird weiterhin ein gewisses Fachwissen im Bereich der Softwareentwicklung benötigt. Ansonsten entstehen die Projekte planlos, sie ufern aus und/oder die Ergebnisse enttäuschen.

Büroarbeit muss nicht monoton und zeitaufwendig sein. Ganz im Gegenteil! Heutzutage gilt es, die Prozesse zu digitalisieren, um die Effizienz zu steigern. Wir zeigen Ihnen Anhand von Beispielen auf, wie sich Ihr Büro digitalisieren lässt.

Digitalisierung des Büros: Was bedeutet das?

Das lässt sich nicht so einfach erklären. Denn der Begriff “Digitalisierung” umfasst unzählige Möglichkeiten. Dazu gehören simple Dinge wie die Umstellung auf E-Mail genauso wie komplizierte Technologien auf Basis von Machine Learning.

Doch: Wenn von der Digitalisierung der Büroarbeit geredet wird, ist in der Regel damit die Umstellung von analogen Arbeitsabläufen auf digitale Prozesse gemeint. Damit einher geht auch das Stichwort “Büro 4.0”, worunter man den weitestgehend voll digitalisierten und automatisierten Büro-Arbeitsplatz versteht.

Mit dem “Büro 4.0” könnte auch der Traum vom papierlosen Büro wahr werden. Denn: Wenn Informationen nur noch in Bits und Bytes vorliegen, benötigt man - theoretisch - kein Papier mehr. Und damit auch keine Aktenordner, Stifte und Locher mehr.

Beispiele, wie eine Digitalisierung im Büro aussehen kann

Wie gesagt gibt es nicht die eine Lösung, wie Sie Ihre Büroarbeit digitalisieren können. Vielmehr haben Sie zahlreiche Möglichkeiten zur Auswahl, um Ihre Tätigkeiten dank digitaler Tools und Plattformen schneller, effizienter, kundenfreundlicher und günstiger zu gestalten.

Hier ein paar ausgesuchte Beispiele:

Meetings

Die Hochphase der Corona-Pandemie hat es eindrücklich gezeigt: Für viele Business-Absprachen müssen Sie sich nicht mit Ihren Kollegen in einem Raum treffen. Mit Videokonferenz-Tools lassen sich ganz bequem virtuelle Meetings abhalten, gleichgültig wo auf der Welt sich die Teilnehmenden befinden.

Abstimmungen

Müssen Dinge geklärt werden, benötigen Sie dazu weder Präsenz-Meetings, noch Videokonferenzen. Collaboration-Tools ermöglichen es, sich asynchron auszutauschen: Schicken Sie eine schnelle Nachricht per Chat, erstellen Sie Umfragen oder laden Sie Dokumente in den Cloud-Speicher.

Projekt- und Taskmanagement

Bei agilen Projektmanagement-Methoden wird zwar in der Konzeptionsphase gerne mit großen Whiteboards und Stickern gearbeitet, doch die Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben sollten Sie digital managen. Mit Cloud-basierten Projektmanagement-Tools behalten alle Involvierten den Überblick - auch bei verteilten Teams über die ganze Welt.

Ebenso die Personaldisposition bei größeren Projekten lässt sich digitalisieren. Erfahren Sie mehr dazu in unserer DB Netz Success Story.

Briefpost

Trotz der zunehmenden Digitalisierung des Büros gibt es noch die klassische Briefpost. Diese zu erfassen und an alle in einem Unternehmen zu verteilen, kann ein großer Aufwand sein. Zum Glück lassen sich dank DMS-Systemen die Dokumente digitalisieren und automatisiert zuordnen.

Finanzbuchhaltung

Rechnungen, die automatisiert digitalisiert, in Fibu-Systeme hochgeladen und von diesen eigenständig erkannt, zugeordnet und verbucht werden - das ist kein Hexenwerk. Vielmehr handelt es sich hier mittlerweile um einen sehr weit verbreiteten Prozess im digitalisierten Büro.

Kundeninformationen

Hier ein Zettel mit Notizen, dort eine Akte: Früher war es gang und gäbe, Kundendaten analog abzulegen. Diese Arbeitsweise ist ein No-Go bei der Digitalisierung des Büro-Arbeitsplatzes. Setzen Sie stattdessen besser CRM-Systeme und ähnliche Tools ein, um alle Informationen über Ihre Kunden und Geschäftskontakte zentral zu speichern.

Wiederkehrende Aufgaben

Repetitive Tätigkeiten fressen viel Zeit und kosten Nerven. Deshalb sollten Sie im Rahmen einer Prozessdigitalisierung so viele Aufgaben wie möglich digitalisieren und automatisieren. Hierbei können sogenannte RPA-Bots helfen. Das sind Software-Roboter, die vielfältige, wiederkehrende Büro-Aufgaben eigenständig abarbeiten.

Was bringt die Digitalisierung des Büros?

Wenn Sie eine konsequente Digitalisierung Ihres Büro-Arbeitsplatzes durchführen, profitieren Sie von mehreren Vorteilen. Zum Beispiel von diesen:

  • Ihre Prozesse werden deutlich schneller
  • Repetitive Aufgaben werden über Tools automatisiert
  • Es passieren weniger Fehler, wodurch sich die Qualität der Ergebnisse verbessert
  • Sie sparen Ressourcen, beispielsweise Papier und Bürozubehör
  • Fachkräfte können sich auf das Wesentliche konzentrieren

Unterm Strich bringt das “Büro 4.0” mehr Effizienz in verschiedenen Bereichen. Das kann im immer härteren, internationalen Wettbewerb ein entscheidender Pluspunkt sein.

Kommt mit dem digitalen Wandel das papierloses Büro?

Jein. Ganz ohne Briefe, Ausdrucke oder Akten geht es wahrscheinlich nicht. Doch Sie sollten mit Nachdruck daran arbeiten, mit so wenig Papier wie möglich zu arbeiten. Denn Papier ist ein Sinnbild für alte, analoge Arbeitsweisen.

Entwickeln Sie stattdessen ganz neue, möglichst voll digitale Prozesse für Ihr Büro! Versuchen Sie, wo es geht Arbeitsschritte zu automatisieren, indem Sie die Aufgaben von mehr oder weniger “intelligenten” Tools erledigen lassen.

Eine End-to-End-Digitalisierung ist wichtig, um Ihre Prozesse zu beschleunigen und Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen. Mehr dazu hier.

Was bedeutet End-to-End?

End-to-End, auch End2End oder E2E geschrieben, bezeichnet einen umfassenden Prozess. Dieser Prozess beinhaltet eine Kette mit Aktionen, die beispielsweise bei einem Kunden beginnt, Tätigkeiten bei Ihrem Unternehmen auslöst und dann beim Kunden wieder endet. Der Anfang und das Ende sind somit gleich.

Beispiel für einen End-to-End-Prozess

Ein Kunde bestellt in einem Onlineshop ein Produkt. Der Händler verpackt das Produkt, verschickt es, stellt eine Rechnung und der Kunde erhält schließlich die gewünschte Ware.

End-to-End-Digitalisierung: Eine kurze Definition

Wenn bei einem E2E-Prozess - der mitunter sehr lang, kompliziert und auch komplex ausfallen kann - alle Schritte digital erledigt werden, spricht man von End-to-End-Digitalisierung. Im Optimalfall muss bei einem digitalen End-to-End-Prozess kein Mensch eingreifen.

Beispiel für eine gute End-2-End-Digitalisierung

Bestellt ein Kunde eine Software in einem Onlineshop, wird vom System automatisch eine PDF-Rechnung erstellt und per E-Mail versendet. Die Software erhält der Käufer per Download. Oder es handelt sich um eine SaaS-Lösung (Software as a Service), bei der die Anwendung in der Cloud liegt und ohne Installation genutzt werden kann.

Was ist ein schlechter E2D-Prozess?

Während der Corona-Pandemie erhielten die Menschen, die gegen das Virus geimpft wurden, ein Zertifikat. Für dieses Zertifikat mussten die Patienten mit ihrem Impfpass in eine Apotheke gehen, wo sie einen Zettel mit einem individuellen QR-Code erhielten. Danach fotografierten die Patienten den QR-Code mit ihrem Smartphone ab, um in der CovPass-App ihren Impfstatus darstellen zu lassen.

Der Prozess bestand nur teilweise aus digitalen Elementen. Es wurden deshalb zahlreiche Handlungen von Menschen (Ärzte, Apotheker, Patienten) durchgeführt, was den Ablauf umständlich, fehleranfällig und langsam machte.

Was bringt eine End-to-End-Digitalisierung?

Bei der Digitalisierung geht es hauptsächlich um eine Sache: Effizienzsteigerung. Wenn Sie zum Beispiel die Digitalisierung Ihrer Prozesse planen, sollten Sie stets im Blick haben, am Ende weniger Ressourcen in Form von Zeit, Ausgaben, Produktionsmitteln oder Manpower aufwenden zu müssen.

Wenn jeder Schritt an sich effizienter wird, gewinnt das Endergebnis erst Recht an Effizienz. Durch diese Skaleneffekte können Sie unter anderem Ihre Abläufe deutlich beschleunigen und kostengünstiger gestalten. Zudem entlasten Sie Ihre (vielleicht eh schon knappen) Fachkräfte, weil diese keine redundanten und unnötigen Aufgaben erledigen müssen.

Auch Ihre Kunden wissen eine End-to-End-Digitalisierung zu schätzen. Prozesse, die einfach, bequem, schnell oder sogar noch spaßbringend sind, sorgen für eine positive Customer Experience. Und die schafft Ihrem Unternehmen einen Vorteil im immer härten Wettbewerb.

Was Sie auch nicht vergessen sollten: Eine konsequente Digitalisierung von Anfang bis Ende bzw. von End2End ermöglicht ganz neue, innovative Geschäftsmodelle. Geschäftsmodelle, die für Ihr Unternehmen ein Alleinstellungsmerkmal und somit ebenso einen Wettbewerbsvorteil schaffen.

Wie digitalisiert man von Ende zu Ende?

Das ist kein einfaches Vorhaben, denn es besteht aus verschiedenen Elementen und Schritten, die aufeinander aufbauen.

Holen Sie zum Beispiel zu Beginn ein umfangreiches Kundenfeedback ein: Welche Wünsche, Herausforderungen und Hindernisse haben Ihre Kunden? Wie geht Ihr Unternehmen bislang auf diese Pains und Gains ein?

Erstellen Sie zudem eine Ist-Aufnahme, wie Ihre Prozesse und Toolsets derzeit aussehen. Finden Sie heraus, welche Probleme es gibt, die Kundenwünsche zu erfüllen. Und durchleuchten Sie ebenso, wie effizient die Abläufe sind. Manche sind unter Umständen zu langsam, zu teuer oder nicht mehr zeitgemäß.

Entwickeln Sie danach ein Konzept, wie Sie von Ende zu Ende alles verbessern können, indem Sie so viel wie möglich digitalisieren. Aber machen Sie nicht den Fehler, dass Sie analoge Prozesse einfach in digitale Workflows[1]  übertragen! Entwickeln Sie im besten Fall komplett neue Abläufe, die schlanker und zukunftsweisend ausfallen - unter anderem über Robot Process Automation.

Beispiele, wie Sie Prozesse digitalisieren können

Sie möchten beispielsweise Produkte über das Internet vertreiben. Ein Onlineshop ist dazu eine etablierte Lösung. Doch denken Sie weiter, zum Beispiel:

  • Wie können Sie Ihre Interessenten digital beraten, dass sie gerne bei Ihnen online einkaufen?
  • Wie lassen sich die nachgelagerten Prozesse (Kundendaten verwalten, Rechnungen erstellen etc.) ohne menschliches Eingreifen realisieren?
  • Wie können die Kunden Ihre Daten selbst verwalten?

Mögliche Lösungen sind hierfür Chatbots zur Kundenberatung, RPA-Bots für die Automation von wiederkehrenden Prozessen und ein Kundenportal als Self-Service-Plattform.

Kundenportale sind ein Gewinn für Unternehmen und Kunden gleichermaßen. Wir klären hier die wichtigsten Fragen rund ums Thema Extranets und Service-Portale.

Was ist ein Kundenportal?

Bei einem Kundenportal handelt es sich um eine spezielle Website, bei der Kunden eines Unternehmens bestimmte Informationen abrufen oder Dienstleistungen nutzen können. Zum Beispiel ist es den User möglich, ihre letzten Bestellungen und Rechnungen einzusehen, ihre Kontaktdaten und Bankinformationen zu ändern, Dateien herunterzuladen oder Aufträge zu vergeben.

Da die Nutzer in einem (digitalen) Kundenportal eigenständig agieren, nennt man derartige Angebote auch Self-Service-Portale oder schlicht Service-Portale. Der Begriff Extranet ist ebenso geläufig.

Service-Portale: Beispiele

Kundenportale sind weit verbreitet, da Unternehmen jeder Größe und Branche verstanden haben, dass sie damit ihre Prozesse digitalisieren und verschlanken können. Hier ein paar Beispiele, wo Service-Portale zum Einsatz kommen:

Was bringt ein Kundenportal?

Betreiben Sie ein Kundenportal, bringt das für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden gleichermaßen einige Vorteile mit sich. Unsere Tabelle fasst die wichtigsten Pluspunkte zusammen:

VorteileKundensichtUnternehmenssicht
Kundenportale sind 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr verfügbarEs gibt keine Öffnungszeiten, an die man sich halten mussKunden können jederzeit die Services nutzen - auch nach Feierabend und am Wochenende
Wichtige Informationen und Dienstleistungen sind per Internet verfügbarSchnelle und zeitlose Nutzung, ohne Mitarbeiter des Unternehmens kontaktieren zu müssenWeniger Aufwand bei der Betreuung der Kunden und weniger redundante Aufgaben
Daten und Informationen findet man an einem OrtLanges Suchen und Kontaktieren des Support entfallenAnzahl der direkten Kundenkontakte reduzieren sich deutlich
Der Self-Service-Dienst ist leicht zu bedienenNutzung des Kundenportals bereitet Freude und animiert dazu, es öfters zu besuchenDie Kundenzufriedenheit und Kundenbindung wächst

Zusammenfassend kann man sagen: Ein Service-Portal digitalisiert Prozesse und Tätigkeiten, die in der Vergangenheit manuell erledigt wurden, und macht sie derart effizienter. Und das auf Seite Ihres Unternehmens und auf Kundenseite.

Ein gutes Kundenportal bringt somit eine Win-Win-Situation. Sie und Ihre Kundschaft sparen eine wichtige Ressource: Zeit. Ihr Unternehmen hat zudem die Möglichkeit, wiederkehrende Anfragen (beispielsweise die Beantwortung der immer gleichen Kundenanfragen) auf ein Minimum zu reduzieren. Dadurch können Sie Ihre Mitarbeiter für sinnvollere Aufgaben einsetzen.

Im Idealfall schaffen Sie nicht nur ein Kunden- und Service-Portal, sondern führen eine umfassende Prozessdigitalisierung durch. Damit entsteht ein “Handshake” zwischen dem Digital Workspace und Ihrem Kundenportal.

Was macht ein gutes Kundenportal aus?

Aus Sicht der Kunden muss das Service-Portal einen Mehrwert bieten. Das heißt, es sollte eine zentrale Anlaufstelle sein, um wichtige Fragen zu beantworten und Anliegen zu erledigen. Darüber hinaus muss die Customer Experience positiv ausfallen: Nur wenn ein Kundenportal für alle Zielgruppen leicht verständlich und einfach zu bedienen ist, schafft es einen guten Eindruck. Fällt es Ihren Kunden schwer, das Portal zu nutzen oder sich zurechtzufinden, kostet sie das unnötig Zeit.

Anders ausgedrückt: Bringt ein Self-Service-Portal Ihrer Kundschaft keinen Vorteil, wird es nicht angenommen. Schlechte Extranets können sogar schädlich für Ihr Unternehmen sein. Dann laufen mehr Anfragen denn ja bei Ihrem Support auf und Sie erhalten unzufriedene Kunden.

Dementsprechend ist es eminent wichtig, dass Sie bei der Konzeption und Planung Ihres Kundenportals darauf achten, dass es wirklich eine Verbesserung bringt - für Ihre Kunden und für Ihr Unternehmen.

Wie setzt man ein Service-Portal um?

Gehen Sie die Umsetzung nicht zu überstürzt an! Der Launch eines Extranets sollte geplant erfolgen, damit das Projekt ein Erfolg wird. Als Entwickler für Kundenportale[1]  setzen wir dabei auf ein bewährtes, schrittweises Vorgehen.

Zuerst müssen Sie sich im Klaren sein, was Sie mit dem Service-Portal erreichen möchten. Definieren Sie genau die Kundengruppen, beschreiben Sie die Bedürfnisse der potentiellen User und setzen Sie sich Ziele. Leiten Sie daraus die Anforderungen für das Portal-Projekt ab.

Danach geht es an die Programmierung bzw. Erstellung des Kundenportals. Dieser Prozess sollte agil erfolgen, damit Sie schnell erste Ergebnisse erhalten. Über fortwährende Zielgruppen-Tests erhalten Sie wichtiges Feedback, das Sie nutzen, um Anpassungen vorzunehmen.

Nach mehreren Tests, Überarbeitungen, einer Qualitätssicherung und der finalen Abnahme erfolgt schließlich der Rollout. Doch damit sollte es nicht getan sein! Entwickeln Sie das Self-Service-Portal iterativ weiter, indem Sie neue Funktionen implementieren und bestehende optimieren.

Was sind die Erfolgskriterien für Ihr Kundenportal-Projekt?

Benutzerfreundlichkeit
Ihr Service-Portal sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, damit Kunden innerhalb kürzester Zeit auf die gewünschten Informationen und Dienstleistungen zugreifen können.

Zugangskontrolle
Nur berechtigte und reale Personen dürfen auf Ihr Service-Portal zugreifen. Dies kann beispielsweise durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erreicht werden.

Personalisierte Ansicht
Ihr Extranet hat jedem Benutzer eine personalisierte Ansicht zu bieten, die auf seinen spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben basiert. Dies kann durch die Verwendung von Profilen erreicht werden.

Echtzeit-Informationen
Ein digitales Kundenportal sollte in Echtzeit die Informationen bereitstellen, die für den jeweiligen Benutzer relevant sind. Derartige Informationen können unter anderem die Verfügbarkeit von Produkten (Onlineshop), der Energieverbrauch (Energieversorger) oder der Punktestand (Kundenbindungssystem) sein.

System-Vernetzung
Damit Ihr Portal Informationen und Daten darstellen kann, müssen Sie es mit relevanten Datenquellen verbinden. Das können CRM-, ERP- oder smarte Sensoren sein.

Responsive Design
Ein responsives Design ermöglicht es den Benutzern, Ihr Self-Service-Portal jederzeit und von überall aus zu nutzen - auf Smartphones, Tablets und Computern. Es kann zudem sinnvoll sein, zusätzlich eine Android- und iOS-App anzubieten.

Schnelligkeit und Zuverlässigkeit
Nur wenn Ihre Kunden schnell und bequem über Ihr Portal zum Ziel kommen, ist es ein gutes Portal. Sind Abläufe unklar, langsam oder kompliziert, kann Ihr Projekt scheitern.

Was kostet ein Kundenportal?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt zahlreiche Faktoren, die den Preis beeinflussen. Dazu gehören unter anderem Ihre Anforderungen, Ihr Know-how, die Projektdauer, die Komplexität und die Wahl der Software-Komponenten.

CITRO setzt bei der Entwicklung von Kundenportalen hauptsächlich auf sogenannte Low-Code-Tools wie Intrexx. Damit lassen sich Extranets, Intranets und andere digitale Lösungen in kürzester Zeit und mit einem überschaubaren Budget realisieren.

RPA-Roboter können als digitale Mitarbeiter fungieren, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das steckt hinter der zukunftsträchtigen Technologie.

Was ist ein RPA-Bot?

RPA-Bots sind Programme, die bei der Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz kommen. Diese Software-Roboter, verkürzt Bots genannt, werden dafür programmiert und trainiert, verschiedene manuelle Prozesse zu übernehmen und effizienter als Menschen zu erledigen.

Bei den RPA-Bots unterscheidet man zwischen Attended-Bots und Unattended-Bots. Attended-Bots kommen häufig bei der “normalen” Prozessdigitalisierung zum Einsatz. Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit und erleichtern so die Arbeitsabläufe. 

Unattended-Bots basieren häufig auf Machine-Learning-Algorithmen und arbeiten eigenständig. Sie führen autonom und damit im Hintergrund Tätigkeiten aus, ein menschliches Eingreifen ist nur selten nötig. 

Welche Aufgaben kann ein RPA-Bot ausführen?

Die Software-Roboter eignen sich besonders gut für repetitive und zeitfressende Prozesse und Tätigkeiten. Dazu gehören unter anderem diese Aufgaben:

Mit diesen Skills lassen sich die Software-Bots in verschiedenen Bereichen einsetzen. Hier ein Beispiel, wie Ihr Unternehmen davon profitiert:

Für welche Unternehmensbereiche sind RPA-Bots geeignet?

RPA-Software bzw. die RPA-Roboter lassen sich in verschiedenen Geschäftsfeldern einsetzen. Beispielsweise in:

Kundendienst und Kundenbetreuung

Marketing und Vertrieb

Personalwesen und Mitarbeiterbetreuung

Finanzwesen und Buchhaltung

Einkauf und Beschaffung

IT und Datenschutz

Was kostet ein RPA-Bot?

Die Preise für einen Software-Robot hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von Ihren Anforderungen, Ihren technischen Voraussetzungen und der Häufigkeit der Anpassungen.

Unserer Erfahrung nach kostet ein Software-Bot, der voll in Ihre unternehmerischen Prozesse integriert wird und als digitale Arbeitskraft dient, nur ein Drittel eines Mitarbeiters. 

Tipp: Um Kosten beim Betrieb und der Wartung der Roboter planbar und flexibel zu halten, können Sie RPA-Bots von einem RPA-Dienstleister wie CITRO als RPA as a Service mieten. Hierdurch minimieren Sie Ihre internen Aufwände.

RPA sorgt für schnellere, günstigere und bessere Prozesse. Wir erklären Ihnen, was hinter der faszinierenden Technologie steckt und wie Sie diese nutzen können.

Definition: Was ist Robotic Process Automation?

Die Robotic Process Automation (kurz: RPA) ist ein zunehmend wichtiger Aspekt bei der Digitalisierung von Prozessen. Bei der Roboter-gestützten Prozessautomatisierung, so die deutsche Bezeichnung, werden “intelligente” Technologien genutzt, um manuelle Abläufe zu weiten Teilen oder gar komplett zu automatisieren.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

Bei der Robotic Process Automation kommen sogenannte RPA-Bots zum Einsatz. Diese programmiert und trainiert man darauf, menschliche Tätigkeiten zu imitieren und diese eigenständig zu erledigen.

Ist Robotic Process Automation mit KI gleichzusetzen?

Jein. Die RPA-Bots basieren häufig auf smarten Algorithmen, die aus dem Bereich ML (Machine Learning) stammen. Die “Maschinen” versuchen dabei, sich eigenständig neues Wissen anzueignen, um besser zu werden. 

In Zukunft werden viele Technologien im Bereich Robotic Process Automation sicherlich mit AI (Artificial Intelligence) bzw. KI (Künstliche Intelligenz) gleichzusetzen sein.

Warum gilt RPA als wichtig?

Viele Prozesse in Unternehmen bestehen aus sich wiederholenden, ineffizienten Tätigkeiten und Abläufen. Sicherlich ist das auch bei Ihnen der Fall. 

Mit RPA-Software und ähnlichen Technologien lassen sich repetitive Prozesse automatisieren und damit deutlich beschleunigen. Ziel der Automatisierung mittels RPA ist es, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und ihnen zu helfen, sich auf sinnvolle und wertschöpfende Aspekte zu konzentrieren.

Was sind die Vorteile von Robotic Process Automation?

RPA-Bots sind quasi digitale Mitarbeiter, die theoretisch 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr arbeiten. Sie erledigen ihre Aufgaben extrem schnell - und das bei einer konstant sehr hohen Qualität. Dies können Sie unter anderem dazu nutzen, um Prozesse zu beschleunigen und das Kundenerlebnis zu steigern.

Eine gut eingesetzte RPA-Software sorgt dafür, dass Ihre Fachkräfte sich auf ihre wahren Kompetenzen konzentrieren können, anstatt ihre teure Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben zu verschwenden. Zudem treibt die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen die digitale Transformation Ihres Unternehmen voran.

Beispiele: Wo kommt RPA-Software schon zum Einsatz?

Robot Process Automation setzt sich sukzessive durch. Beispielsweise unterstützt RPA-Software das Controlling von Unternehmen bei der Zusammenführung von Daten und Informationen. Hierbei “zapft” sie eigenständig verschiedene Quellen an, unter anderem über spezielle Schnittstellen.

In der Finanzbuchhaltung sind RPA-Bots gern gesehen. Die Verwaltung von Auftragseingängen, die Stellung von Rechnungen und die Überprüfung der Kontobewegungen lässt sich mit den “Robotern” bestens bewerkstelligen.

In der Kundenbetreuung spielt die Robot Process Automation ebenso ihre Stärken aus: Chatbots beantworten Anfragen, nehmen Aufträge entgegen oder helfen bei der Lösung von Problemen. Während die Kundenzufriedenheit steigt, sinken dauerhaft die Kosten im Support.

Auch im SAP-Umfeld kommt RPA-Technologie zum Einsatz. Mit der SAP Process Automation lassen sich beispielsweise Workflows automatisieren und Business-Entscheidungen schnell treffen.

Wie bedeutet RPA as a Service?

Die Entwicklung, Umsetzung, Betreuung und Weiterentwicklung von RPA-Lösungen kann sehr aufwändig sein. Nicht alle Unternehmen können die benötigten Ressourcen intern bereitstellen. In diesem Fall bietet sich Robot Process Automation as a Service (RPAaaS) an.

Bei RPAaaS bzw. RPA as a Service übernimmt ein RPA-Dienstleister alle technischen Aufgaben, beispielsweise die Bereitstellung der Infrastruktur und das Updaten der Bots. Ihr Unternehmen kann diesen Service flexibel und skalierbar buchen.

Welche Auswirkungen wird Robotic Process Automation zukünftig auf Prozesse und Ressourcen haben?

Um im globalen Wettstreit effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich mittelständische Unternehmen und Konzerne der RPA öffnen. Auch kleine Betriebe und StartUps sollten schnellstmöglich die Vorteile nutzen - schon alleine, um dem wachsenden Fachkräftemangel entgegenwirken zu können.

RPA-Software wird mittelfristig in modern agierenden Unternehmen gang und gäbe sein. Die Bots nehmen die Rolle von echten Mitarbeitern ein und unterstützen die Fachkräfte bei der tagtäglichen Arbeit. Wenn die Algorithmen den Status “Künstliche Intelligenz” erreichen, werden sie zahlreiche Aufgabengebiete eigenständig erledigen. Damit bekommt Ihr Unternehmen die Chance, sich besser den schnell wandelnden Marktsituationen anzupassen (Stichwort: Krisen) und in kürzeren Zyklen notwendige Innovationen voran zu treiben

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