Ein Intranet bietet einige Vorteile. So können Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen, um unter anderem die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.
Der Begriff “Intranet” setzt sich aus den Wörtern “Intra” für “innerhalb” und “net” für “Network” zusammen. Das heißt: Ein Intranet ist ein Netzwerk innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens.
Das Intranet einer Firma läuft unabhängig vom World Wide Web und anderen Formen des Internets. Das bedeutet, externe Personen haben auf ein Intranet keinen Zugriff - und das ist so gewollt. Denn in Intranets werden Internas, vertrauliche Informationen und wichtige Dokumente eines Unternehmens ausgetauscht. Deshalb werden die Netzwerke bewusst von der “Außenwelt” abgekapselt.
Intranet ist ein Überbegriff für verschiedene Ausprägungen von internen Netzwerken. Hier ein paar Beispiele:
Digitales Magazin
Intranets waren früher häufig wie eine Internetseite oder ein Blog gestaltet. Das heißt, hier gab es News und Ankündigungen zum Nachlesen, damit alle Mitarbeiter über Internas stets informiert waren.
Wissensmanagement-Plattform
Die Weiterbildung aller Angestellter steht hier im Vordergrund. Es werden bei diesem Intranet beispielsweise Schulungsvideos, Tutorials, Online-Quiz und Ratgeber zur Verfügung gestellt.
Kollaboratives Intranet
Die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern wird mit dieser Intranet-Form vorangebracht. Hierfür gibt es zum Beispiel Tools für den Datenaustausch, fürs Taskmanagement und Messaging-Dienste.
Social Intranet
Dieses Intranet erinnert optisch an ein soziales Netzwerk und dient wie das kollaborative Intranet dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Foren und Chat-Gruppen stehen somit im Fokus.
Personal-Intranet
Onboarding-Informationen, Urlaubsanträge, Vorlagen für Spesenabrechnungen und dergleichen finden sich bei dieser Intranet-Form.
Oft sind Intranets eine Mischung aus verschiedenen Ausprägungen, um die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Das ist das Schöne an der Technologie: Man kann sie an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen.
Weshalb sollten Firmen ein Intranet aufbauen? Diese Vorteile sprechen für dein Einsatz der internen Netzwerke bzw. Plattformen:
Kommunikation
Ein Intranet dient dazu, die Kommunikation in einem Unternehmen zu verbessern. So können News und andere wichtige Informationen gepostet werden. Derart kriegt im Idealfall jeder Mitarbeiter mit, was die neue Geschäftsstrategie ist, wo eine Niederlassung eröffnet wurde oder welche Projekte kommen.
Austausch
Moderne Intranets gehen in Richtung Social Intranet und Collaboration Intranet. Denn Unternehmen sind daran interessiert, dass nicht nur von “top down” kommuniziert wird, sondern dass auch ein Austausch über alle Ebenen hinweg stattfindet. Zudem hilft ein Intranet beim Austausch, wenn die Mitarbeiter viel im Home Office oder als Geschäftsreisende unterwegs sind.
Wissenstransfer
Ein Intranet eignet sich sehr gut, um bestehendes Wissen fest zu halten, damit möglichst viele davon profitieren. Es lassen sich damit unter anderem Schulungsdokumente und -Videos einbinden und interaktive Weiterbildungen anbieten.
Zusammenarbeit
Über eine Intranet-Plattform können Collaboration-Tools angebunden werden, welche die Zusammenarbeit fördern - besonders, wenn es häufig Remote Work in einem Unternehmen gibt. Das Intranet nimmt dabei die Rolle eines zentralen Hubs ein, über das man zum Beispiel gemeinsam Dokumente bearbeitet.
Prozessdigitalisierung
Ein Intranet unterstützt die digitale Transformation von Unternehmen. Arbeitsabläufe, die in der Vergangenheit analog oder nur teilweise digital erledigt wurden, erfolgen im Rahmen einer Prozessdigitalisierung komplett digital. Das beschleunigt die gesamte Digitalisierung einer Firma.
Sicherheit
Informationen, die nicht nach außen gelangen dürfen, sind gut in einem Intranet aufgehoben. Wichtig ist dabei, dass das Intranet durch verschiedene IT-Security-Maßnahmen geschützt wird, sodass wirklich keine Externen auf die Daten zugreifen können.
Gewiss hat ein Intranet auch seine Nachteile und Hürden. Dazu zählen unter anderem diese:
Kosten
Das Aufsetzen und die Einrichtung eines Intranets ist mit Aufwänden verbunden, die am Ende Geld kosten. Auch für die Wartung und Verbesserung benötigt man ein Budget.
Einbindung
Soll ein Intranet nicht “stand alone” funktionieren, sondern mit anderen Systemen wie einem CMS, einem CRM oder speziellen Collaboration-Tools verbunden werden, kann das aufwändig sein. Besonders, wenn die Software-Lösungen inkompatibel zueinander sind und es keine geeigneten Schnittstellen gibt.
Akzeptanz
Ein Intranet macht nur Sinn, wenn es die Mitarbeiter regelmäßig nutzen. Verstehen die Angestellten die Bedienung nicht oder will keiner an der Pflege mitwirken, wird das interne Netzwerk schnell verwaisen.
Sicherheit
Wird ein Intranet nicht richtig gesichert, können Hacker und andere Cyberkriminelle eindringen und Daten stehlen. Oder die Angreifer nutzen das System, um wichtige Bereiche des Unternehmens lahm zu legen.
Zum einen können interne IT-Abteilungen mit Tools “von der Stange” ein Intranet aufbauen. Zum anderen gibt es zahlreiche Dienstleister, die darauf spezialisiert sind, individuelle Lösungen zu erstellen
