BOT-Modell: Wie Sie IT-Projekte outsourcen und gleichzeitig insourcen

BOT ist eine gute Methode, um die Vorteile von Outsourcing und Insourcing zu kombinieren. So funktioniert das spezielle Betreibermodell.

Lassen Sie Ihre Vorhaben nicht scheitern!

Die Digitalisierung schreitet mit raschen Schritten voran. Und zugleich herrscht ein wachsender IT-Fachkräftemangel vor. Unternehmen heuern deswegen Freelancer, Agenturen und andere externe Dienstleister an, um dringend benötigte IT-Projekte zu realisieren.

Mit viel Eifer und reichlichen Budgets werden tolle Konzepte entwickelt und umgesetzt - doch am Ende tritt gerne mal die große Ernüchterung ein. Zum Beispiel, ...

• weil das Ergebnis von den Unternehmen intern nicht betreut und weiterentwickelt werden kann.
• weil ein Betrieb über weiteres Outsourcing zu viel Aufwand kosten würde.
• weil das ganze Vorhaben das Budget sprengt.

Das Projekt scheitert, das Konzept und die Entwicklung waren für die Mülltonne. Kennen Sie diese Situation? Ein Weg, um solch einen Flop zu vermeiden, ist das BOT-Modell. 

Definition: Was bedeutet BOT?

Bei BOT handelt es sich um ein Akronym. Die Abkürzung mit den drei Buchstaben steht für "Build-Operate-Transfer".

Das BOT-Modell gilt im Deutschen als Betreibermodell und wird unter anderem bei öffentlichen Infrastruktur-Projekten angewendet. Bei der PPP ("Public Private Partnership") vergibt ein öffentlicher Auftraggeber ("Public") einen Auftrag an ein Unternehmen ("Private") und geht so eine Partnerschaft ("Partnership") ein. Zum Beispiel für den Bau einer Brücke oder eines Krankenhauses.

In der Privatwirtschaft gibt es ähnliche Betreibermodelle. Bei IT-Projekten setzen Unternehmen beispielsweise mit Build-Operate-Transfer auf eine Form des Outsourcings, um digitale Lösungen entwickeln zu lassen. In diesem Fall realisiert ein externer Auftragnehmer eine Software ("Build"), er betreut für einen gewissen Zeitraum den Betrieb ("Operate") und übergibt danach alles an den Auftraggeber ("Transfer").

Wie laufen BOT-Projekte ab?

Es gibt in der Regel vier Phasen:

Phase 1: "Plan"

Der Auftraggeber entwickelt ein Konzept und spricht das mit dem Auftragnehmer - zum Beispiel einer Agentur - ab. In diesem Rahmen werden unter anderem Projektpläne mit festen Milestones oder agile Meilensteine beschlossen.

Phase 2: "Build"

Der Dienstleister setzt das Vorhaben wie besprochen um. Dabei steht er im ständigen Austausch mit dem Auftraggeber. Der Auftraggeber baut währenddessen sukzessive eigene, interne Kapazitäten für die folgenden Phasen auf.

Phase 3: "Operate"

Das Digitalprodukt - beispielsweise ein neues Intranet - ist fertig und wird vom Dienstleister gehostet, getestet und betrieben. Die Experten des Auftraggebers arbeiten sich in die entsprechenden Technologien ein, um das Intranet zukünftig selbst betreuen zu können.

Phase 4: "Transfer"

Der Dienstleister übergibt schrittweise den Betrieb und die Weiterentwicklung an den Auftraggeber.

Was sind die Vorteile von "Build-Operate-Transfer"?

Blickt man durch die Brille des Auftraggebers, ergeben sich beim BOT-Modell folgende Vorteile für das Unternehmen:

• Es muss das benötigte Produkt nicht selbst entwickeln. Stattdessen kauft es durch das Outsourcing Fachwissen, Manpower und fremde Technologien ein. 
• Es kommt schneller zum Ergebnis. Denn die externen Unterstützer sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und fangen nicht bei Null an. 
• Es fällt bei Projektende nicht in ein “Schwarzes Loch”. Stattdessen wird das Unternehmen durch den externen Partner so lange bei der Hand genommen, bis es eigenständig die Software weiterentwickeln kann.
• Es kann eigene Kapazitäten mit dem benötigten Fachwissen aufbauen. Die internen Ressourcen müssen nicht von heute auf morgen loslegen, sondern werden sukzessive eingestellt.
• Es besteht keine erzwungene Abhängigkeit vom Dienstleister. Allerdings ist es möglich, bei Bedarf um Unterstützung zu fragen.

Schattenseiten: Was sind die Nachteile des BOT-Modells?

Für den Auftraggeber bedeutet ein Vorgehen nach "Build-Operate-Transfer", dass er…

• das Produkt nicht selbst entwickelt. Was ein Vorteil ist, kann auch ein Nachteil sein - denn es fehlt der tiefe Einblick in der technischen Umsetzung.
• anfangs mit höheren Ausgaben rechnen muss, da ein externer Dienstleister meist mehr als festangestellte Mitarbeiter kostet.
• eigene Fachkräfte anwerben, einarbeiten, fortbilden und bezahlen muss. So entstehen hohe, interne Kosten.
• die benötigten Fachkräfte nicht in der benötigten Zeit bis zur Übergabe einstellen kann. Das verzögert den Transfer, wodurch eine längere Abhängigkeit zum externen Partner entsteht.
• bei der Wahl des falschen Umsetzungspartners erhöhte Aufwände im Management- und bei der Qualitätskontrolle hat. Das geschieht häufig bei Nearshore- und Offshoring-Dienstleistern.

Management: Was muss bei BOT-Modell beachtet werden?

Ein BOT-Projekt ist kein klassisches Projekt. Deswegen sollten Sie ein paar Dinge vorab beachten und bedenken, damit Ihre vier Phasen reibungslos und erfolgreich verlaufen.

Projektplanung

Planen Sie als Auftraggeber das Produkt, das entstehen soll, möglichst gut durch. Definieren Sie wichtige Merkmale und halten Sie Ihre Produktvision fest. Verlieren Sie sich aber nicht in Details.

Flexibität

Bleiben Sie stets offen für Neues. Eine Software wird heutzutage in der Regel agil entwickelt. Das bedeutet, dass Sie viele kleine Iterationen durchlaufen, bei denen Sie Anpassungen vornehmen können. Etwa, weil sich die Anforderungen verändern oder weil Sie auf neue Marktgegebenheiten spontan reagieren müssen.

Teamgröße

Starten Sie das Projekt klein und schlank. Denn Sie wissen ja: Viele Köche verderben den Brei! Wenn das Konzept steht und die Entwicklung beginnt, sollten Sie schrittweise weitere Experten und Stakeholder hinzunehmen.

Prototyping

Setzen Sie für das MVP oder für den Prototypen auf gängige Software oder Open Source. Am besten verwenden Sie Low-Code-Tools, um schnell und kostengünstig zum Ziel zu gelangen. 

Konnektivität

Stimmen Sie sich eng mit der IT ab. Das Produkt und seine Software-Basis muss in die IT-Infrastruktur und -Systemlandschaft Ihres Unternehmens passen. Zum Beispiel hat ein neuer Onlineshop kompatibel zum eingesetzten PIM oder ERP zu sein.

IT-Security

Bringen Sie alle eingesetzten Systeme auf den aktuellen Stand der Technik und sichern Sie sie so gut wie möglich ab. Veraltete oder schlecht konfigurierte Systeme können beispielsweise ein Einfallstor für Hacker werden. 

Dokumentationen

Kein Software-Projekt darf ohne ausreichende Dokumentation entstehen. Fehlt diese, wird die Transfer-Phase unnötig schwer.

Testing

Denken Sie stets an die User. Testen Sie das Produkt bzw. das MVP möglichst früh an der Zielgruppe. Wiederholen Sie ständig diese Tests, um wichtige Erkenntnisse für Anpassungen zu gewinnen. 

Übergang

In der "Operate"-Phase muss das Entwicklungsteam die Software betreiben. Bis dahin benötigen Sie als Auftraggeber genügend interne und fachlich kompetente Ressourcen.

Debriefing

Zum Abschluss des BOT-Projektes ist ein Debriefing sinnvoll. Bei diesem Meeting werden unter anderem alle restlichen Unklarheiten beseitigt. Und Auftraggeber und Auftragnehmer tauschen sich über die Dinge aus, die gut und schlecht liefen. So können beide Parteien von der Zusammenarbeit etwas lernen und dadurch besser werden.

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