Automatisierung für mehr Effizienz: So können Sie mit digitalen Workflows Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen.
Der englische Begriff “Workflow” bedeutet übersetzt ins Deutsche so viel wie “Arbeitsprozess” oder “Arbeitsablauf”. Somit ist ein Workflow eine sich wiederholende Aneinanderreihung von durchdachten und geplanten Arbeitsschritten und Aufgaben, um ein Ergebnis zu erreichen.
Richtig gut umgesetzte digitale Workflows beschleunigen einzelne Arbeitsschritte wie auch die Prozesse insgesamt. Das spart Ressourcen in Form von Zeit, Kosten und menschlicher Arbeitskraft. Zudem wird die Fehlerquote deutlich reduziert, was die Qualität der Arbeitsprozesse erhöht.
Auch bei Ihrer Kundschaft sorgen digitale Workflows für mehr Zufriedenheit: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise schnell und zuverlässig Dienstleistungen anbietet oder Produkte in höchster Qualität produziert, zahlt das positiv auf die Kundenzufriedenheit ein. Zufriedene Kunden werden häufig zu Stammkunden, die Ihnen mehr Umsatz als Neukunden einbringen.
Nutzen Sie die Vorteile der Prozessdigitalisierung und trimmen Sie Ihre Workflows auf Effizienz. Effizienz bedeutet unter anderem, dass Sie nicht die Zeit Ihrer Fachkräfte für unnötige, redundante oder monotone Aufgaben einsetzen. Stattdessen sollten Sie Ihre Mitarbeiter sinnvollere Aufgaben durchführen. Damit können Sie das individuelle Know-how fördern und für eine bessere Arbeitsmotivation sorgen.
Sehr viele Arbeitsabläufe lassen sich teilweise oder gar komplett digitalisieren. Hier ein paar Beispiele:
Eingehende Rechnungen (beispielsweise per E-Mail) werden von einem System automatisch geöffnet, geprüft und dem Sachbearbeiter zur Freigabe zugeordnet. Auch die Zahlungsüberweisungen, Buchungen und Archivierungen sind sehr gut digitalisierbar und automatisierbar.
Bei der digitalen Eingangsverarbeitung wird Briefpost eingescannt, die Inhalte automatisch dem passenden Empfänger zugeordnet und über ein Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt.
Mit speziellen Systemen lassen sich die Prozesse in einer Druckerei deutlich beschleunigen. Diese sorgen für eine effizientere Auftragsannahme, Druckmaschinen-Vorbereitung, Verpackung und Auslieferung der Druckerzeugnisse.
Terminvereinbarung per Online-Kalender, Benachrichtigungen per SMS, papierlose Bearbeitung von Aufträgen, kontaktlose Fahrzeugübergäbe per QR-Code und vieles mehr: Auch bei Autohändlern und KfZ-Werkstätten lassen sich viele Prozesse digitalisieren.
Auch im Maschinenbau lassen sich viele Abläufe digitalisieren und damit effizienter gestalten. Zum Beispiel sorgen Simulationen am PC dafür, dass vor der Produktion möglichst viele Fehler gefunden werden, und Digitale Zwillinge bilden das Verhalten der realen Maschine ab. Damit sollte auch die Predictive Maintenance, die vorausschauende Wartung, Hand in Hand gehen.
Das Ausschreiben von freien Stellen über soziale Netzwerke, die automatisierte Terminvergabe für Bewerbungsgespräche oder die Einweisung der neuen Angestellten über Videokurse: Das Recruiting von neuen Mitarbeitern und das anschließende Onboarding können durch digitale Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt werden.
Die Digitalisierung von Workflows ist ein Projekt, in das Sie genügend Zeit, Energie und Budget investieren sollten. Denn es bringt Ihrem Unternehmen nichts, wenn Sie schlechte Prozesse digital abbilden oder gute Arbeitsabläufe schlecht digitalisieren.
Deshalb sollten Sie genügend Ressourcen in die Planung des Vorhabens stecken. Dabei gilt es, unter anderem diese Aspekte anzugehen:
