Das lässt sich nicht so einfach erklären. Denn der Begriff “Digitalisierung” umfasst unzählige Möglichkeiten. Dazu gehören simple Dinge wie die Umstellung auf E-Mail genauso wie komplizierte Technologien auf Basis von Machine Learning.
Doch: Wenn von der Digitalisierung der Büroarbeit geredet wird, ist in der Regel damit die Umstellung von analogen Arbeitsabläufen auf digitale Prozesse gemeint. Damit einher geht auch das Stichwort “Büro 4.0”, worunter man den weitestgehend voll digitalisierten und automatisierten Büro-Arbeitsplatz versteht.
Mit dem “Büro 4.0” könnte auch der Traum vom papierlosen Büro wahr werden. Denn: Wenn Informationen nur noch in Bits und Bytes vorliegen, benötigt man - theoretisch - kein Papier mehr. Und damit auch keine Aktenordner, Stifte und Locher mehr.
Wie gesagt gibt es nicht die eine Lösung, wie Sie Ihre Büroarbeit digitalisieren können. Vielmehr haben Sie zahlreiche Möglichkeiten zur Auswahl, um Ihre Tätigkeiten dank digitaler Tools und Plattformen schneller, effizienter, kundenfreundlicher und günstiger zu gestalten.
Hier ein paar ausgesuchte Beispiele:
Die Hochphase der Corona-Pandemie hat es eindrücklich gezeigt: Für viele Business-Absprachen müssen Sie sich nicht mit Ihren Kollegen in einem Raum treffen. Mit Videokonferenz-Tools lassen sich ganz bequem virtuelle Meetings abhalten, gleichgültig wo auf der Welt sich die Teilnehmenden befinden.
Müssen Dinge geklärt werden, benötigen Sie dazu weder Präsenz-Meetings, noch Videokonferenzen. Collaboration-Tools ermöglichen es, sich asynchron auszutauschen: Schicken Sie eine schnelle Nachricht per Chat, erstellen Sie Umfragen oder laden Sie Dokumente in den Cloud-Speicher.
Bei agilen Projektmanagement-Methoden wird zwar in der Konzeptionsphase gerne mit großen Whiteboards und Stickern gearbeitet, doch die Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben sollten Sie digital managen. Mit Cloud-basierten Projektmanagement-Tools behalten alle Involvierten den Überblick - auch bei verteilten Teams über die ganze Welt.
Ebenso die Personaldisposition bei größeren Projekten lässt sich digitalisieren. Erfahren Sie mehr dazu in unserer DB Netz Success Story.
Hier ein Zettel mit Notizen, dort eine Akte: Früher war es gang und gäbe, Kundendaten analog abzulegen. Diese Arbeitsweise ist ein No-Go bei der Digitalisierung des Büro-Arbeitsplatzes. Setzen Sie stattdessen besser CRM-Systeme und ähnliche Tools ein, um alle Informationen über Ihre Kunden und Geschäftskontakte zentral zu speichern.
Repetitive Tätigkeiten fressen viel Zeit und kosten Nerven. Deshalb sollten Sie im Rahmen einer Prozessdigitalisierung so viele Aufgaben wie möglich digitalisieren und automatisieren. Hierbei können sogenannte RPA-Bots helfen. Das sind Software-Roboter, die vielfältige, wiederkehrende Büro-Aufgaben eigenständig abarbeiten.
Wenn Sie eine konsequente Digitalisierung Ihres Büro-Arbeitsplatzes durchführen, profitieren Sie von mehreren Vorteilen. Zum Beispiel von diesen:
Unterm Strich bringt das “Büro 4.0” mehr Effizienz in verschiedenen Bereichen. Das kann im immer härteren, internationalen Wettbewerb ein entscheidender Pluspunkt sein.
Jein. Ganz ohne Briefe, Ausdrucke oder Akten geht es wahrscheinlich nicht. Doch Sie sollten mit Nachdruck daran arbeiten, mit so wenig Papier wie möglich zu arbeiten. Denn Papier ist ein Sinnbild für alte, analoge Arbeitsweisen.
Entwickeln Sie stattdessen ganz neue, möglichst voll digitale Prozesse für Ihr Büro! Versuchen Sie, wo es geht Arbeitsschritte zu automatisieren, indem Sie die Aufgaben von mehr oder weniger “intelligenten” Tools erledigen lassen.
